Правила написания официальных писем. Чего стоит избегать

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.
Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

понятно
результативно
убедительно
интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

деловую (формальную)
личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

лаконичность
точность
аргументированность и логичность
информативность
оценочная и эмоциональная нейтральность
стандартизированность:
используются официальные бланки
употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
количество тем - 1-2
адресность
четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

Благодарите в благодарственном письме
Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

в конверте
в электронном виде
по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

имеет традиционную форму «Уважаемый»
пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

знакомит адресата с основной мыслью письма
готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

вы четко указываете суть предложения/обращения
приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

должность

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

Наличие личных местоимений: я, мы, вы
Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
Прямые обращения и просьбы
Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

Замена личных местоимений абстрактными существительными
Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
Замена личных обращений и просьб констатациями
Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

письмо-отказ
письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

дате составления инициативного письма
его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
извещает (о переизбрании членов совета директоров)
уведомляет (об отгрузке товара)
заявляет (о намерениях)
подтверждает (получение товара)
напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и применять бланки организации. Для реквизитов необходимо ориентироваться на ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 надо будет ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (равно как и ГОСТ Р 7.0.97-2016) является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

дата;
номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

наименование компании;
наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
должность получателя;
фамилия и инициалы получателя;
почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2018 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, ), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос, обратиться за помощью или выразить благодарность. Ошибочно считается, что «свободная» форма проще в употреблении; напротив, для того, чтобы написать убедительное обращение или письмо, придётся приложить значительно больше усилий, чем для заполнения унифицированного бланка.

Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем . Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

И послания с просьбой оказать содействие, и по очевидным причинам не могут быть составлены по единому образцу: используя унифицированную форму, просто невозможно адаптироваться под конкретные обстоятельства. Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.

Важно : на всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба - это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем. Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.

Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом. В зависимости от обстоятельств это могут быть:

частное лицо - например, богатый инвестор или влиятельный учёный;
индивидуальный предприниматель или владелец общества с ограниченной ответственностью;
юридическое лицо в целом, если отправителю неизвестно имя директора или для него не имеет смысла, кто именно ответит на послание;
государственный служащий любого уровня - от мэра небольшого городка до губернатора или ответственного руководителя какой-либо структуры.

Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки, по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем , но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.

Второй вопрос, который необходимо прояснить перед составлением письма-просьбы, - структура документа. Как уже упоминалось, унифицированной формы послания не существует, но общий план любых деловых писем почти одинаков - его и следует придерживаться. Официальная или полуофициальная просьба о содействии, помощи или об оказании услуг строится из следующих блоков:

«Шапка». Состоит из логотипа организации, дополнительных узоров (рекомендуется использовать не стоковые, а собственной разработки; для этого не помешает нанять профессионального дизайнера) и наименования организации-отправителя, если последнее не является частью логотипа. Вопреки расхожему мнению, включать в «шапку» государственную символику Российской Федерации, в том числе флаг и герб, необязательно, тем более если отправитель - частное лицо, ИП или небольшая компания, не имеющая связи с госструктурами. Наличие флага и герба вряд ли повлияет на решение получателя, зато (при неумелом использовании) эти атрибуты вызовут у читателя подозрения в благонадёжности просителя.
Вводная часть. В неё включаются:
- официальные наименования компании-отправителя (полное и сокращённое) или фамилия, имя и отчество составителя письма-просьбы;
- реквизиты адресанта, включая ИНН, ОГРН, статистические коды, регистрационные номера и расчётный счёт;
- контактные данные: полный адрес с индексом, номера телефонов, адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и социальных сетях итак далее;
- опционально - наименование или фамилию, имя и отчество получателя, в зависимости от того, юридическое это или физическое лицо;
- приветствие, отделённое от основного текста пустой строкой и выделенное посредством использования более крупного шрифта;
- указания на основание обращения (возникновение просрочки, анализ результатов, наличие устной договорённости, проведение телефонных переговоров и так далее);
- назначение письма-просьбы (устранение возникших недоразумений, скорейшее решение вопроса или безотлагательная помощь какому-либо лицу).
Основной текст. В теле письма должна быть изложена (по возможности кратко, доходчиво и литературным русским языком) суть просьбы: уплатить долг, провести ремонтные работы, оказать материальную помощь приюту или предоставить скидку. В самом начале текста необходимо подчеркнуть, что письмо - именно просьба; проще всего это сделать, используя соответствующие производные: «Искренне прошу», «Просим Вас», «Наша организация просит», «Обращаюсь к Вам с просьбой» - и другие. Как уже говорилось, письмо-просьба - это не требование и тем более не приказ, поэтому с начала до конца послания необходимо строго придерживаться уважительного тона, помня, что заинтересованное лицо в данном случае - отправитель, а не читатель. Исключение составляют разве что послания с просьбой погасить задолженность; но и в этом случае не следует забывать об уважении к адресату. Также не помешает добавить в начале письма несколько тёплых слов (если отправитель и получатель хорошо знакомы) или официальных комплиментов, если составитель и адресат ранее не общались или взаимодействие проходило в строго деловых рамках. Если в одном письме содержится несколько различных по сути или связанных между собою просьб, каждой из них необходимо уделить свой абзац, а ещё лучше - создать маркированный список, имеющий весомое визуальное преимущество перед сплошным текстом.
Заключение. Если письмо имеет для отправителя особое значение, здесь стоит ещё раз (кратко и убедительно) призвать читателя к действиям. Сделать это можно как двумя-тремя предложениями, являющимися квинтэссенцией основного текста, так и с помощью привлекающего внимание слогана. Не стоит, однако, слишком увлекаться; письмо-просьба должно иметь доверительный, а не коммерческий или рекламный характер. Пусть лучше его стиль будет незамысловатым, чем нарочито выверенным, вселяющим в читателя сомнения в искренности отправителя. Особенно это важно, если в письме содержится просьба о помощи или содействии.
Прощание и подпись. ставится не всегда. Если цель составления документа - добиться содействия или поддержки, имеет смысл вместо этой формулы употребить другую, например «Заранее благодарен», «Заранее благодарю», «Спасибо за внимание», «Большое спасибо за помощь» и так далее. Какое бы словосочетание ни было использовано, от самой подписи оно непременно и безоговорочно отделяется запятой, а также, если позволяет место, новой строкой. Знак пунктуации в данном случае имеет не функциональное, а графическое значение, облегчая читателю восприятие текста; то же касается и переноса подписи на следующую строчку.
Дата и печать. Сразу после подписи внизу письма нужно проставить дату его составления или, если оно было написано заранее, отправки. Ставить печать и личную подпись необязательно, но крайне желательно: это ещё один признак уважения к адресату. Даже если послание отправляется в электронной форме (хотя рекомендуется использовать бумажные документы), в конце страницы стоит разместить электронные копии оттиска печати (штампа) и личной подписи отправителя или заверить документ усиленной электронно-цифровой подписью.

Совет: если для адресанта важно получить ответ на письмо-просьбу в определённый срок, необходимо упомянуть об этом в основном тексте: например, «Мы ждём Вашего ответа не позднее…» или «Надеемся на получение разъяснений в срок до…». Иначе получатель, никакими обязательствами в отношении документа не связанный, может затянуть с ответом, что создаст для отправителя дополнительные сложности.

При отправлении письма-просьбы о помощи или погашении долга следует учесть, что в организациях обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь или уполномоченное лицо. Поэтому проситель, желающий, чтобы его послание прочёл непосредственно руководитель или директор, должен сделать на конверте пометку «Лично в руки», «Конфиденциально» или «На рассмотрение… (фамилия и инициалы адресата)». Впрочем, если в документе содержится просьба, не затрагивающая личной, коммерческой или производственной тайны, не будет ничего катастрофического в том, чтобы послание сначала прочёл и зарегистрировал секретарь, а лишь затем оно было передано директору или руководителю.

Несколько советов по написанию послания с просьбой о помощи:

Письмо должно быть написано хорошим русским языком, без ошибок и опечаток. Это не только признак грамотности отправителя, но и свидетельство его уважения к получателю. Если же составитель документа не позаботился перечитать текст, говорить об искренности использованных им тёплых слов в адрес получателя как минимум неразумно.
Если не представляется возможным использовать фирменный бланк (например, его просто не существует), нужно как минимум постараться подобрать привлекательный шрифт, используя разные размеры и начертания. Письмо-просьба должно быть не только убедительным, но и приятным для глаз - иначе адресат может не дотерпеть и прервать прочтение на середине, так и не дойдя до сути.
Помня о том, что послание с просьбой о помощи или содействии - не строго официальный документ, при его написании нужно стараться избегать бюрократических оборотов и слишком длинных предложений. Чем проще получателю будет прочесть документ и понять суть обращения, тем с большей вероятностью он откликнется и примет необходимые меры.

Ошибки при составлении письма-просьбы

Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:

Дорогой Валенский А. Д!

Просим вас пожертвовать в наш Фонд охраны диких ежей Подмосковья любую сумму, начиная с 500 тысяч рублей. Ждём вашего ответа не позднее 25 августа текущего года. Наш расчётный счёт - 1234567890.

Петров Л. М., заместитель Первого председателя Фонда.

Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:

«Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
«Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания - явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример: «Просим Вас пожертвовать».
В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример: « В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: « Надеемся на Ваше понимание и сочувствие. Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи - будущее нашей экологии!».
В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости. Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:

Заранее благодарю за содействие!

Заместитель Первого председателя Фонда

Л. М. Петров.

Образцы писем-обращений с просьбой

Хотя письма-просьбы пишутся в свободной форме, составителю, особенно ранее не имевшему такого опыта, будет полезно ознакомиться с образцами самых распространённых посланий.

О выделении денег

Если необходимо обратиться за помощью или пособием к инвестору, спонсору или кредитору, следует оформить письмо с просьбой о выделении денежных средств.

О поставке товара

Иногда бывает необходимо попросить поставщика сдвинуть в ту или иную сторону сроки поставки товара или как можно скорее оформить заказ на новую партию.

Об отсрочке платежа

О снижении арендной платы

Если арендодатель решил поднять арендную плату или спустя некоторое время после заключения договора арендатор осознал, что мог бы тратить и меньше, можно попытаться исправить ситуацию, послав второй стороне письмо с просьбой снизить плату.

О предоставлении скидки

Не всегда продавец товара или услуги сам предлагает постоянным или особо выгодным клиентам участие в дисконтной программе. Добиться справедливости, сохранив при этом отличные взаимоотношения между сторонами, поможет отправка письма с просьбой о предоставлении скидки.

Об оплате задолженности

Время от времени даже самый порядочный кредитополучатель или клиент забывает об очередном взносе или об обязанности оплатить покупку. Мягко указать ему на неподобающее поведение поможет письмо с просьбой об оплате задолженности.

О содействии в решении вопроса

Если вопрос лежит не в сугубо финансовой сфере и гражданин или организация нуждается в оказании комплексной помощи, они могут выйти из ситуации, составив и разослав нескольким влиятельным получателям письма с просьбой о содействии в решении вопроса.

Особенности отправки письма-просьбы

В отношении отправки официальных посланий с просьбой о помощи или содействии можно дать несколько рекомендаций:

Лучше использовать не электронные, а бумажные версии документа , пересылаемые курьером или заказным письмом через Почту России. Такой подход покажет не только особую заинтересованность отправителя, но и его готовность пойти ради получения ответа на определённые траты, что непременно создаст положительное впечатление на получателя.
В отдельных случаях имеет смысл написать письмо от руки (разумеется, хорошо читаемым и приятным для глаз почерком) и на хорошей бумаге. Вряд ли этот способ подойдёт для массовых рассылок, но заинтересовать конкретного адресата точно поможет.
Письма в обязательном порядке регистрируются в журнале исходящих документов организации-отправителя , а по получении - в журнале входящих документов получателя. Если переписка идёт между частными лицами, надобность в регистрации посланий отпадает.

Подводим итоги

Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко. Для оформления документа лучше использовать фирменный бланк, а если нет такой возможности - хотя бы подобрать привлекательные шрифты. Готовое письмо лучше посылать курьером или по почте.

Послание обязательно должно содержать преамбулу, несколько тёплых слов в адрес получателя, обоснование и суть просьбы. В заключение следует использовать традиционные формулы вежливости: «Заранее благодарю» или «С уважением». Документ рекомендуется заверить подписью руководителя и печатью или штампом организации, а в случае отправки по электронной почте - отсканированными изображениями подписи и оттиска печати или электронно-цифровой подписью.

Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время.

Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

Правильно составленное отвечает следующим требованиям:

достоверность и объективность изложения;
полнота информации;
краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
отсутствие рассуждений и повествовательности;
нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

Этика делового письма

Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.

Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».

Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.

Язык делового письма

Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».

Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «незамечаемым»;
проверять каждую написанную фразу на слух;
употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).

Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Оформление делового письма

Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации.

В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.

По существу и зрительно содержание письма состоит из грех блоков: о формула письма — в чем суть просьбы; о обоснование просьбы; о вспомогательная информация.

В ответном письме следует обязательно сделать вежливую ссылку на его последнее письмо. Если данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить организацию, охарактеризовать ее цель и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма предельно краткая, потому что основную информацию об организации должен дать приложенный к письму буклет (ссылка на который обязательна в письме). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула — «Искренне Ваш (ваше имя)».

Хорошая письменная речь требует большого запаса слов и умения их соединять, что требует систематического и внимательного чтения художественной и научной литературы. Без постоянной подпитки гуманитарными знаниями полноценный лидер не состоится. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук... Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью».