Как составить план мероприятия праздника образец. Как составить план организации праздника

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

Определение целей и формата мероприятия
Поиск исполнителя
Поиск площадки
Детальное планирование мероприятия
Команда для мероприятия и распределение ролей
Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
Собственно проведение мероприятия
Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

Первое, с чего всегда надо начинать, — четко спросить у себя:

Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий. Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты. Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru , ж/д переезды – через сайты www.mza.ru , а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье).
Присутствуют следующие пункты:
- Дата и время
- Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
- Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
- Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
- Описание – краткое описание самого мероприятия
- Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
- Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
- Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;
  Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
Пример: План для исполнителя
Программа мероприятия и план конференции для гостей;
Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
Список мобильных телефонов дилеров;
Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
Таблички и указатели;
Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
План проведения банкета;
Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно. Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой. Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

Для удобства предлагаем составить табличку, где будут следующие пункты:

Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
Проблема (описание проблемы)
Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
Выводы на будущее
Примечания и комментарии
В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.

Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.

Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных).

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете. Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:)

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

Например, если многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что было неправильно в плане? Может быть, Круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

Планирование мероприятия
Формы документации
Приглашения, количественный состав
Организация приезда / отъезда
Организация развлекательной части
Организация информационной части
Находки мероприятия
Общие пожелания и предложения
Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.

Что такое план мероприятий

План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.

План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.

Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

Как написать план мероприятий

Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:

Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.

Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.

Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.

План мероприятия пример

Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных . Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.

Цель	мероприятие	срок	ресурсы	ответственный	ожидаемый результат
рост выручки с сайта на 50% в 2016 году	Ежедневная публикация минимум 3х новостей	ежедневно	бюджет 15000р	Пупкин В.П.	обеспечить рост трафика на 30% в месяц
	поменять расположение рекламных блоков	до 01.12.2015	договорится с программистом	Иванов И.И.	CTR с РСЯ 0,8
	Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам	еженедельно	спланировать время, 1 час в неделю	Иванов И.И.	не менее 1000 переходов в неделю с писем
	Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно	ежемесячно	5000р/мес	Иванов И.И.	рост трафика с продвигаемых запросов на 1000%

Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.

План подготовки и проведения мероприятия

1.1 КВН «День Наума Грамотника» проводится в рамках годового плана школьной библиотеки для учащихся 7 класса

1.2 Организаторами КВН являются студенты-практиканты 2 курса ККБТ.

2. Цель

Развитие творческой активности учащихся.

3. Задачи

Расширить кругозор учащихся;

Способствовать творческому развитию детей ;

2. - педагог библиотечного техникума

3. - зав. библиотекой

Программа подготовки КВН

Проведение КВН

Сценарий проведения КВН

Здравствуйте, ребята!

Давайте устроим сегодня праздник - День Грамотея. Пусть сегодня звучат шутки и царит веселье. Предлагаем вам создать три команды, пусть каждая придумает название для своей команды и выберет капитана. И мы проведем праздник знаний «Веселый грамотей».

Издревле на Руси был покровителем ребят-учеников Святой пророк Наум и 14 декабря день памяти Наума Грамотника. Тогда совершался обряд посвящения в ученики. Ко дню Наума Грамотника они уже могли показать свои первые успехи: «Батюшка Наум, наведи на ум!». Пословицы и поговорки, посвященные грамотности, показывают, как высоко ценили ее наши предки.

А сейчас разминка, продолжить пословицы:

Ученье - свет,.............(а не ученье - тьма)

Век живи,......................(век учись)

Чтение-..........................(лучшее учение)

Конкурс «ТЕАТРАЛЬНЫЕ ПРОБЫ»

Первый конкурс называется «Театральные пробы». Для этого нам понадобится 4 человека из одной команды и по 3 человека из других команд. Вам предлагается подготовить миниатюры по выбранным текстам. А пока они будут готовиться, мы проведем второй конкурс в виде викторины. (См. Приложение)

Конкурс «ВИКТОРИНА»

За каждый правильный ответ команда получает по одному баллу. Просим жюри следить за количеством правильных ответов каждой команды.

1 В каком городе жил Карлсон? (Стокгольм)

2 Кто явился причиной смерти князя Олега в произведении «Песнь о вещем Олеге»? (Змей)

3 Что затеяли Мартышка, Осел, Козел и косолапый Мишка? (Сыграть квартет)

4 Как называется шоколадное дерево? (Какао)

5 Как называется рыба напоминающая шахматную фигуру? (Морской конек)

6 Какая наука изучает ископаемых животных? (Палеонтология)

7 Сколько ног у паука? (Восемь)

8 Какой пигмент окрашивает листья в зеленый цвет? (Хлорофилл)

9 Какое животное изображено на эмблеме Всемирного фонда дикой природы? (Панда)

10 Как называется высшее достижение искусства? (Шедевр)

11 Как называется небольшая доска, на которой художник смешивает краски? (Палитра)

12 Древнегреческий математик? (Пифагор)

13 Что означает слово «геометрия»? (Землемерие)

14 Назовите простейший из многоугольников? (Треугольник)

15 Назовите первое число натурального ряда? (Один)

16 Как называются условные знаки для обозначения чисел? (Цыфры)

17 Назовите какого химического элемента состоит из названий животных? (Мышь-як)

Как называется смесь, состоящая из дыма, пыли и тумана? (Смог)

20 Какого рода слова: «тюль», «кофе», «шампунь»? (Мужского)

21 Наука о красивом письме? (Каллиграфия)

22 Какую фамилию носил Петр 1 ? (Романов)

23 Что является эмблемой государства? (Герб)

24 А символами? (Герб, флаг, гимн)

25 Назовите дату начала Второй мировой войны. (1.09.1993)

(22.06.1941-Великая Отечественная Война)

26 Как называется группа островов? (Архипелаг)

27 Как называется самая большая по площади пустыня? (Сахара)

28 Как называется водная оболочка Земли? (Гидросфера)

Жюри подводит итоги этого конкурса.

А теперь возвращаемся к конкурсу №1 «Театральные пробы».

(Ребята показывают почти импровизированные (всего 5 мин. на подготовку) мини-сценки из школьной жизни)

Конкурс«СТАРАЯ СКАЗКА О НОВОМ»

В следующем конкурсе участникам из команды предлагается вытянуть карточку с заданием, в котором будет написано какое-либо произведение, которое участник должен показать, не говоря при этом ни слова. А команды должны угадать произведение (героя).

2 Колобок

4 Золотая рыбка

5 Маленький принц

6 Красная шапочка

А теперь попросим жюри выбрать наиболее интересное выступление и поставить баллы.

Конкурс«ВОПРОСНЫЙ ВИНЕГРЕТ»

А сейчас капитаны подойдут и вытянут по одному вопросу, и прочитают, а команды должны будут интересно и смешно ответить на него. На обсуждение дается одна минута.

1 Что будет, если ученики начнут учиться с удовольствием?

(Учителя пойдут им навстречу и продлят это удовольствие еще на один год)

2 Зачем волку такие острые зубы?

(Чтобы зайцы не забывали, зачем им такие быстрые ноги)

3 Как обеспечить безопасность Красной Шапочке?

(Просто маме подарить вместо красной шапочки голубую береточку)

4 Отчего жизнь у веселого молочника такая веселая?

(Много пьет молока).

Все команды хорошо справились с заданием, просим жюри подвести итоги конкурса.

На этом наш КВН заканчивается...Просим жюри подвести итоги всех конкурсов. Награждение победителей. Всем спасибо.

Конкурс 1«ТЕАТРАЛЬНЫЕ ПРОБЫ»: приложение

(из книги: Ермолаев спектакль: для дошкольного возраста - М.: Малыш, 1992)

Два пирожных.

Герои: мама, Наташа, Оля.

Мама - Помогите-ка мне, дочки, вымыть посуду.

(Наташа читает книгу, Оля лепит из пластилина булочки, крендельки. Оля пошла на кухню)

Наташа Я тоже сейчас приду, только страничку дочитаю. Такая интересная книга, прямо не оторвешься!

Оля (вернулась) Что же ты не идешь, мы с мамой уже почти всю посуду вымыли.

Наташа А меня здесь нет. Я сейчас плыву в лодке по реке Конго. Вокруг меня пальмы, тропические лианы, попугаи, мартышки…

(Оля ушла. Вернулась с тарелками, убрала их в буфет , принялась за лепку)

Наташа Ну, вот я и дома. (Оле) Чем это ты губы вымазала?

Оля Кремом. Я два пирожных съела. Одно за себя, а другое за тебя.

Наташа Зачем же за меня?

Оля Мама сказала.

Мама (пришла с кухни) Мы с Олей решили, что еще неизвестно, когда ты вернешься из Африки: Африка-то далеко, а пирожное с кремом может испортиться.

«Навестили»

Герои: Толя, Костя, Андрей

(Больной Толя с завязанным ухом сидит дома. Звонок в дверь. Пришли одноклассники)

Костя Мы к тебе.

Андрей Больного человека решили навестить.

Толя Спасибо! Хотите чаю?

Андрей Какой чай, нам уже в школу пора!

Толик Жалко, что так быстро уходите! Заходите еще.

Костя Обязательно зайдем, как в школу опоздаем, так и зайдем.

Андрей Мы ведь и сегодня опоздали. Хорошо Костик про тебя вспомнил. Вот мы и зашли.

Толик А при чем тут я?

Костя Как при чем? Придем сейчас в школу и скажем Анне Сергеевне: «Навещали больного».

Андрей Она и сердиться на нас не будет за опоздание.

Костя Еще и похвалит!

(Мальчики убежали)

Толик О-хо - хо! (загрустил)

Проговорился

Герои: Ирочка, попугай Чико, бабушка, подружки Света, Надя, ребята.

(Ира дрессирует попугая)

Ира Чико, скажи: «Мяу…мяу…мяу…»

Чико Мяу!

Ира  Молодец, Чико! А теперь скажи «Гав-гав…гав-гав… гав-гав…»

Чико Гав!

Ира Умница! Скажи: «Здравствуйте, ребята! Здравствуйте, ребята!»

Чико - Здравствуйте, ребята!

Ира  Молодец! Все, идем в школу, я тебя ребятам покажу.

Бабушка Сходи, Ирочка, в магазин за чаем.

Ира Вот еще! Мне некогда! Отстань!

Бабушка Внучка, прихвати мусор, по пути выбросишь.

Ира - Вот еще! Мне некогда! Отстань!

(Ира пришла с попугаем в клетке в школу. Ребята ее окружили)

Света Спроси-ка его что-нибудь. Пусть ответит.

Ира Сейчас спрошу. Только вы не шумите. Будь вежлив, Чико, поздоровайся с ребятами. Скажи: здравствуйте, ребята!

Чико Отстань!

(Ребята удивились, Ира смутилась)

Ира А как кошка мяукает? Помяукай нам, Чико.

Чико Вот еще!

Ира А как собачка лает? Полай: гав-гав! Ну, Чико!

Чико Очень нужно! Некогда мне!

(Ребята засмеялись, Ира рассердилась)

Ира Какой ты противный, Чико! Ничего говорить не хочешь.

Надя Как не хочет? Он нам многое сказал. Молодец, Чико!

Как же организовать праздник своими силами? Или, может, предоставить это ответственное дело профессионалам? Не торопитесь с ответом.

Как составить план организации праздника

Итак, вам поручили организацию корпоративного праздника (чаще всего организацию поручают секретарю, помощнику руководителя или менеджеру отдела по работе с персоналом). Обычно на подготовку корпоративного праздника уходит 10–14 дней (для Нового года необходимо как минимум три недели). Не забывайте, чем больше заказов, тем труднее подобрать банкетный зал, пригласить артистов и тамаду, приобрести необходимые аксессуары. Кроме того, чем меньше времени остается до планируемого мероприятия (имеются в виду Новый год, 14 февраля, 8 марта и т.д.), тем выше поднимаются цены. Чтобы организовать праздник, надо придерживаться некоторых правил, создать план организации праздника. Разделите всю организацию праздника на два этапа – подготовку праздника и проведение праздника.

Прежде чем начать подготовку к празднику, необходимо оговорить с начальником следующие пункты:

Определение цели проведения мероприятия

Если главная цель проведения мероприятия – просто банкет (или пикник), вам лучше обратить к стационарному или выездному ресторану или, прочитав дальнейшие рекомендации по организации банкета, воспользоваться ими. Если же главной целью проведения праздника (или другого события) является формирование корпоративной культуры организации, то необходимо будет позаботиться и о сценарии праздника, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом. Другими словами, стать психологом, педагогом, режиссером и талантливым организатором, чтобы получить максимальную отдачу от финансовых вложений в проведение мероприятия. Настройтесь на то, что для вас это будет не праздник, а тяжелая работа. Однако этот труд поможет вам приобрести необходимый опыт и стать незаменимым сотрудником по организации и проведению корпоративных праздников.

План организации праздника

Определение бюджета, необходимого для организации мероприятия. При составлении бюджета нужно:

Составить список приглашенных (кстати, от того, кого будет больше – мужчин или женщин – зависит крепость и количество спиртных напитков);

Определить место проведения праздника;

Продумать меню банкета;

Спланировать оформление помещения и техническое обеспечение;

Решить, необходим ли транспорт, фото– и видеосъемка;

Позаботиться о подарках и призах;

Решить, нужно ли освещение вашего мероприятия в средствах массовой информации и Интернете.

Определение вида мероприятия

Вид праздника зависит от вашей фантазии и средств. Можно организовать:

Банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;

Пикник на природе;

Праздник на теплоходе (пароходе);

Спортивный праздник с играми и соревнованиями.

Провести что-то более оригинальное (костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т.д.). Вам помогут в агентствах по организации праздников.

Выбор места проведения мероприятия

Это во многом зависит от бюджета. Но не менее важно учитывать характер предстоящего мероприятия, количество гостей и их пристрастия, а также присутствие посторонних гостей, членов семей сотрудников. Важно, будут ли на празднике дети. Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т.д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т.д.

Составление плана-сценария мероприятия

План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подряда по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника.

Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить ошибку, то во время проведения мероприятия второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.

С ведущим праздника, лучше познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация праздника.

С точки зрения психологов, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи с этим, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.

И самый последний штрих – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и немного уставшие от праздничного веселья гости не должны думать, как и на чем они доедут из ресторана или загородного клуба до дома.

Примерная схема плана организации праздника:

Проверка акустических возможностей зала;

Определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);

Выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);

Определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;

Определение места для переодевания артистов;

Составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;

Составление регламента выноса и подачи блюд;

Подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;

Проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);

Определение места размещения гардероба (если нет стационарного);

Составление маршрута разъезда транспорта;

Составление общего регламента праздника;

Уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);

Проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);

Заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;

Согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;

Согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);

Подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.

Для того чтобы провести яркий и запоминающийся праздник, важно заблаговременно составить план мероприятий. Проанализируем те нюансы, которые необходимо учитывать в работе педагогу. Приведем пример составления плана работы детского летнего лагеря дневного пребывания.

Теоретические моменты

Что такое план проведения мероприятия? Это документ, в котором указаны цели, задачи, алгоритм действий, отмечены лица, которые отвечают за осуществление определенных действий, направленных на достижение поставленной задачи.

Как составлять план мероприятия? Его можно составить для какого-то конкретного события, к примеру для празднования Нового года. Помимо разовых планов существуют также и длительные, рассчитанные на четверть, полугодие, год.

Как написать

Любой план предполагает несколько аналогичных пунктов. Как написать план мероприятий для детей? Сначала нужно определить цель его проведения, то есть продумать результат. План детского мероприятия предполагает постановку достижимой, четкой, понятной цели. Обязательно включается в содержание ожидаемый результат, то есть то, что ждет педагог от создаваемого мероприятия. Успешность задуманного праздника должна оцениваться определенными цифрами.

Также в плане указываются сроки его реализации. К примеру, если составляется план новогоднего мероприятия, следовательно, срок его проведения - декабрь.

Ресурсы - это те элементы, которые необходимы для выполнения мероприятия. Осуществление любой цели зависит от множества элементов.

Поэтому, продумывая, как составлять план мероприятия, необходимо поручать каждый этап отдельному сотруднику.

Вариант школьного праздника

Как должен выглядеть план мероприятия? Пример праздника, посвященного Дню знаний, предлагаем в виде таблицы. Помимо цели, задач, сроков, ресурсов, которые потребуются для реализации задуманного, в плане также указываются лица, которые отвечают за отдельные этапы его подготовки и проведения.

Остановимся подробнее на составных элементах плана, выделим их особенности.

Подготовка к 1 сентября

Как должен выглядеть план воспитательного мероприятия, посвященного Дню знаний, для старшеклассников?

Подготовительный этап. Оформление классной доски, кабинета. Ответственные за оформление - члены редколлегии класса. Сроки проведения этапа - 29-30 августа.

Приветственное слово педагога. Классный руководитель приветствует повзрослевших старшеклассников, настраивает их на учебный процесс.

Обмен мнениями. Данный этап предполагает рассказ ребят о том, как они провели летние каникулы.

Подведение итогов. Педагог показывает презентацию с фотографиями, которые свидетельствуют об отличном отдыхе всех учеников класса. Далее он сообщает расписание учебных занятий, напоминает ребятам правила техники безопасности в школе.

Подготовка новогоднего праздника

Чтобы понять, как составлять план мероприятия, приведем фрагмент подготовки к новогоднему празднику:

Ноябрь-декабрь. Педагог объявляет конкурс новогодних поделок, озвучивает его условия.

Октябрь-декабрь. Выбор новогодней сценки для праздника, распределение ролей, проведение репетиций.

Ноябрь-декабрь. Подбор декораций и костюмов для праздника.

Декабрь. Новогодний праздник, подведение итогов конкурса поделок, награждение победителей.

Структура плана

Представим только основные элементы, которые включает типичный план мероприятия. Пример классического плана любого школьного праздника:

Название.

Цель проведения.

Исполнители мероприятия.

Сроки проведения.

План-график.

Требования к результатам.

Контроль и отчетность.

Приложения.

Как сделать жизнь в детском лагере интересной

Для того чтобы понять, как составлять план мероприятия в летнем оздоровительном лагере, приведем конкретный пример. Практически в любом отечественном общеобразовательном учреждении в летнее время организуется детский оздоровительный лагерь дневного пребывания.

Для того чтобы дети проводили в нем время весело и познавательно,составляется предварительный план тех мероприятий, которые будут организованы педагогами в течение двух недель.

1-й день. Открытие лагеря:

мероприятие «Будем знакомиться» (ответственные — воспитатели);
инструктаж по пожарной безопасности, правилам дорожного движения, технике безопасности (ответственный — заместитель директора образовательного учреждения по охране труда).

2-й день. Операция «Икс»:

придумывание названий, девизов в каждом отряде (ответственные — воспитатели в отрядах);
репетиция общей песни, выбор командира в отряде (ответственные — воспитатели);
оформление классного кабинета;
подготовка номера художественной самодеятельности к церемонии открытия ДОЛ (ответственные — учащиеся).

3-й день. Открытие лагеря «Радуга»:

торжественное приветствие начальника детского оздоровительного лагеря дневного пребывания (ответственный — начальник детского лагеря);
представление каждого отряда (название, песня, девиз);
творческий концерт, посвященный началу работы лагеря (ответственный — заместитель начальника лагеря по воспитательной работе).

4-й день. Акция «Мы за здоровый образ жизни»:

беседа о значимости правильного питания в каждом отряде (ответственные — воспитатели);
викторина, посвященная правилам здорового образа жизни (ответственный — заместитель начальника лагеря по воспитательной работе);
квест по ЗОЖ (ответственные — воспитатели отрядов;
оформление и защита плакатов, посвященных правилам здорового образа жизни (ответственные — воспитатели).

5-й день. Погружение в творчество:

оформление классных кабинетов (ответственные — обучающиеся);
разработка сценария «Старые сказки на новый лад»;
распределение ролей, проведение репетиций по отрядам;
творческая викторина «Весь мир — театр» (ответственный — заместитель начальника лагеря по воспитательной работе);
спортивные состязания между отрядами (ответственное лицо — преподаватель физической культуры).

6-й день. Погружение в науку:

занимательные опыты по химии «Удивительное рядом» (ответственный — учитель химии);
занимательные опыты по физике «Кто сильнее» (ответственный — учитель физики);
викторина по экологии (вопросы готовит учитель биологии, проводят воспитатели в каждом отряде, затем определяются победители);
подведение итогов дня, награждение победителей экологической викторины грамотами и подарками.

7-й день. Погружение в музыку:

разучивание детской песни по отрядам (выбирают дети);
дискотека;
общий концерт, на котором каждый отряд представляет песню;
подведение итогов дня, награждение творческих коллективов грамотами и сладкими призами.

8-й день. Погружению в дорожную азбуку:

беседы по правилам дорожного движения (ответственные — инспектора дорожного движения, воспитатели отрядов);
викторина, посвященная правилам поведения детей на дорогах (ответственный — заместитель директора общеобразовательного учреждения по охране труда);
игра по станциям «Я шагаю по стране», в рамках которой школьники закрепляют теоретические знания по безопасному поведению на дорогах (ответственные — воспитатели отрядов);
подведение итогов дня, награждение победителей игры по станциям.

9-й день. Погружение в спорт:

пионербол, волейбол, баскетбол между отрядами (ответственный — преподаватель физической культуры);
проведение веселых спортивных стартов «Я и папа — мы спортсмены!» (ответственный — родительский комитет школы, воспитатели);
подведение итогов дня, награждение победителей веселых стартов, спортивных игр грамотами и памятными призами.

10-й день. Закрытие лагеря «Радуга»:

подведение итогов двухнедельного лагеря (ответственный — начальник лагеря);
творческий концерт, организованный силами школьников, воспитателей, родителей.