Бухгалтер в школе расчет ставок бухгалтеров. Пример расчета и начисления заработной платы

Для распределения численности работников по функциям управления применительно к каждой функции управления устанавливается перечень относящихся к ней структурных подразделений и должностей. Этим перечнем рекомендуется руководствоваться при отнесении служащих к структурным подразделениям.
Распределение нагрузки на работников осуществляется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения. Количество заместителей главного бухгалтера, начальника управления определяется с учетом норм управляемости (не менее 7 человек в подчинении).
Нормативы численности работников бухгалтерии по функции «Бухгалтерский учет и отчетность» определяются:
Нчб = 0,0014 ? Дб ? Р .
Где Дб- бухгалтерский учетно-отчетный документооборот;
Р- списочная численность работников в организации в среднем за год, чел.
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год в интервале от 11 000 – 17 000 и бухгалтерский учетно-отчетный документооборот при такой численности 210 000 шт., то нормативная численность работников бухгалтерии составляет 130 человек.
Нормативы численности работников бухгалтерии по разделу функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» определяются:
Нчз = 0,0043 ? Р
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год составляет 14 200 человек, то норматив численности работников по функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» составляет 22,8 человека.
Нормативами охвачена деятельность по следующим видам учета:
начисление в установленном порядке всех видов заработной платы, пособий, премии и других выплат;
начисление резерва премии по итогам года;
расчет оплаты отпусков;
расчет доплат;
расчет оплаты листков нетрудоспособности;
учет удержания налогов из заработной платы;
удержания по профсоюзным взносам, квартплате, коммунальным платежам, перечислениям в Сбербанк, погашению ссуд;
удержания по исполнительным листам;
выплата депонированной заработной платы;
ведение учета с расчетно-кассовым центром;
начисления по персонифицированному учету;
оформление пенсий;
формирование бухгалтерской и статистической отчетности;
оформление и выдача различного рода справок о заработной плате, других выплатах и удержания из них;
другие виды учета.
Нормативы численности работников бухгалтерии по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» определяются:
Нчф=0,00135?Дф (0,929)? Р (0,003).
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год находится в интервале от 11 000 до 17 000 человек и финансовый учетно-отчетный документооборот за месяц насчитывает 27 000 шт., то нормативы численности работников по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» составляет 18,1 человека.
Величина поправочных коэффициентов устанавливается нанимателем в соответствии со степенью влияния указанных факторов на нормативы численности работников и отражается в Коллективном договоре организации.
Нормативы численности работников по разделу «Учет основных средств и нематериальных активов» по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб
Учет основных средств и нематериальных активов включает:
поступление основных средств и нематериальных активов, зачисление их на баланс;
начисление амортизации, учет амортизационного фонда;
перемещение основных средств, модернизация и реконструкция;
списание основных средств, продажа нематериальных активов;
учет содержания драгоценных металлов; сдача в аренду и аренда основных средств и нематериальных активов;
износ основных средств и нематериальных активов выбывших (ликвидированных) объектов;
учет расходов на НИОКР и т.п.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 9 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет основных средств и нематериальных активов» составляет 5 человек.
Нормативы численности работников по разделу «Учет затрат на производство продукции и оказание услуг» определяется по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб.
Виды учета разделяются:
расход сырья и материалов на производство и оказание услуг по заказам и по калькуляционным нормам;
расход сырья и материалов на производство и оказание услуг по элементам затрат в результате группировки по корреспондирующим счетам;
расход заработной платы на производство продукции и оказание услуг;
распределение расходов на содержание и эксплуатацию оборудования;
учет потерь от брака;
учет незавершенного производства;
калькуляция себестоимости аналитических объектов и т.п.
Пример. Если установленный бухгалтерский учетно-отчетный документооборот за месяц насчитывает 30 000 шт., то норматив численности по разделу «Учет затрат на производство продукции и оказание услуг» составляет 21.9 чел.
Нормативы численности работников по разделу «Учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,003 ?Дб.
Виды учета характеризуют работу по учету:
отгрузка товаров и готовой продукции;
реализация отгруженных товаров и продукции;
продажа в розницу;
оказание услуг;
учет остатков нереализованной продукции на складах и у покупателей;
таможенные расходы;
себестоимость реализованных товаров и продукции;
учет продаж;
расчет прибыли;
учет прибыли (убытков);
учет движения фондов экономического стимулирования, спецфондов, целевого финансирован и целевых поступлений;
учет курсовых разниц валют;
начисление штрафных санкций и т.п.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 12 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов» составляет 10,3 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет денежных, расчетных и кредитных операций» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб .
Виды учета разделяются на учет по:
движению денежных средств на банковских счетах;
операциям на валютном счете, купля-продажа иностранной валюты;
расчетам с контрагентами по видам договоров;
инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками;
расчетам в условных единицах, акт сверки расчетов;
денежным средствам в кассе, расчетам с подотчетными лицами;
учету внутриведомственных и внутрихозяйственных расчетов;
банковским ссудам, кредиты, заем;
расчетам с государственным бюджетом;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 15 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет денежных, расчетных и кредитных операций» составляет 10,1 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет капитальных вложений и основных фондов» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,007 ? Дб .
Виды учета представляют:
движение материальных ценностей и оборудования в разрезе мест хранения и объектов монтажа;
аналитический учет незавершенного строительства;
обработка документов, в том числе первичных документов, выписок банка, заполнение журналов-ордеров №№ 1-16;
составление бухгалтерской отчетности по капитальному строительству;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 4 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет капитальных вложений и основных фондов» составляет 3,24 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет налоговых расчетов и платежей» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,0022 ?Дб.
Виды учета характеризуют работу по учету показателей:
нормируемые расходы;
доходы от реализации имущества, работ, услуг, прав;
расходы, связанные с реализацией имущества, работ, услуг, прав;
внереализационные доходы, внереализационные расходы;
расходы на оплату труда;
начисление всех видов налогов;
расчет налога на прибыль;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 7 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет налоговых расчетов и платежей» составляет 4,95 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет сводно-балансовых операций» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,0016 ? Дб .
Виды учета:
журнал-ордер и ведомость по каждому счету;
журнал-ордер счетов по субконто;
синтетический учет по счетам;
отчеты по проводкам;
сводные проводки (шахматка);
оборотно-сальдовая ведомость по счетам (Главная книга);
составление баланса;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 7 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет сводно-балансовых операций» составляет 6,09 человека.
Итоговая штатная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью в организации, определяется путем суммирования скорректированных нормативов численности по всем функциям. По итогам наших примеров штатная численность составит 92 человека без учета главного бухгалтера и его заместителей.

Несколько тысяч бухгалтеров школ, лицеев и детсадов лишатся работы из-за реформы Смольного. Их функции передадут специальным учреждениям.

Школы, лицеи, гимназии и детские сады лишатся своих бухгалтерий. Комитет финансов передаст их функции районным ГКУ в целях экономии бюджета. Георгий Полтавченко одобрил реформу. Главы бюджетных учреждений называют ее откатом системы образования на четверть века назад, когда школьные работники обивали пороги районных бухгалтерий для получения каждой справки или оплаты счета. Смольный обещает взять часть уволенных в районные учреждения, но они туда не торопятся.

Глава комитета финансов Алексей Корабельников написал губернатору Георгию Полтавченко письмо с просьбой «в целях повышения эффективности использования средств бюджета» разрешить передать функции бухгалтерского учета во всех подведомственных районным администрациям учреждениях — казенным бухгалтериям, которые есть в каждом районе. Помимо бухучета за ними предлагается закрепить составление бухгалтерской отчетности и планирование доходов и расходов.

«Результаты проведенного комитетом финансов анализа численности работников государственных учреждений... свидетельствуют о более эффективном использовании трудовых ресурсов при централизованной форме ведения бюджетного (бухгалтерского) учета», — говорится в письме.

Сейчас только в 1213 районных госучреждениях есть собственная бухгалтерия, их-то и предлагается упразднить.

«Согласен», — стоит виза губернатора Георгия Полтавченко.

В остальных 1565 бухгалтерские функции уже многие годы выполняют районные ГКУ. На них реформа никак не отразится.

В число районных госучреждений входят школы всех разновидностей (средние, детско-юношеские, с углубленным изучением определенных предметов и т. д.), гимназии, лицеи, подростково-молодежные клубы и детские сады. Письмо Корабельникова мгновенно разлетелось по этим образовательным организациям и вызвало беспокойство среди их руководителей и бухгалтеров.

В каждом учреждении работает в среднем 2 - 4 бухгалтера, в детсадах — один-два человека, в школах их число иногда достигает пяти. В ряде образовательных учреждений, например, есть бухгалтер по зарплате, бухгалтер по платным услугам, который занимается заключением договоров, учетом оплаты, выдачей квитанций, а также бухгалтер бассейна, который ведет учет и выдает платные абонементы (на плавание с обучением, на аквааэробику и проч.), ну и, соответственно, главный бухгалтер.

Реформа Смольного означает возможную потерю работы для 2 - 3 тысяч бухгалтеров. Но это не единственное обстоятельство, которое беспокоит бюджетных работников. Как рассказала «Фонтанке» директор расположенного в Приморском районе лицея № 64 Галина Иванова , упразднение бухгалтерий — серьезный шаг назад.

«До 1994 года все мы ходили в эти централизованные бухгалтерии. Сколько в школах направлений, столько в бухгалтериях и кабинетов — плановый отдел, налоговый, отдел платных услуг, социальной работы, госзаказа. В каждом отделе по нескольку человек, и за одним работником было закреплено несколько школ. Нам приходилось обходить все эти кабинеты, записываться на приемы, выклянчивать оплату каждого счета, обивать пороги, чтобы элементарно получить справку 2-НДФЛ. Еще посмотрят на тебя десять раз, перед тем как выполнить твою просьбу. Поэтому, естественно, мы против планов комитета финансов», — говорит она.

По словам Галины Ивановой, во многих школах за годы работы выработан «грамотный механизм финансово-хозяйственной деятельности», который экономит время педагогов, школьной администрации, повышает ответственность учреждения за каждый шаг. При этом в крупных серьезных школах, которые выполняют и перевыполняют госзадания, куда выстраивается очередь будущих первоклассников, работают профессионалы, экономисты-финансисты, чего нельзя сказать о сотрудниках районных бухгалтерий, говорит она.

«Это какое-то вредительство, или безграмотность, или безответственность, — я не понимаю. Нельзя допускать такого безобразия. Методы царя Гороха не должны воскреснуть. Сражайтесь за нас!» — отметила Иванова.

По мнению директора школы № 45 Ларисы Юшмановой (Приморский район) , вряд ли районные бухгалтерии смогут принять на обслуживание все школы и детсады. Для этого придется набирать дополнительных сотрудников, что по сути на бюджете города никак не отразится.

«Наше отношение к этим планам — отрицательное», — сказала она.

Бухгалтерам еще одного учреждения — одной из школ Красносельского района, работники которой просили не называть ее номер, — уже предложили перейти в районную бухгалтерию, но они туда не спешат, рассказал ее директор. «Там дурдом», — считает руководитель школы.

В упразднении бухгалтерий есть и другая проблема, говорит он: платные услуги, которые в некоторых школах до сих пор родители учеников оплачивали на счет учебного заведения, теперь будут падать в общий районный котел, из которого эти деньги будет уже не извлечь.

Руководитель школы написал в районную администрацию письмо с отказом упразднять бухгалтерию, после чего к нему незамедлительно пришла проверка и «перевернула бухгалтерию вверх дном». Если все же учреждение заставят перейти на обслуживание районной бухгалтерией, в школе все равно останется как минимум один бухгалтер, который будет выполнять роль посредника между школой и централизованной бухгалтерией. «Кто-то должен заниматься организацией питания, отчеты делать, горзаказ формировать», — пояснил он.

«Мы работаем потихоньку, все красиво и хорошо. У нас все учителя приходят в бухгалтерию: "Девочки, мне нужна справочка". — "Да ради бога". А что будет в районных бухгалтериях? Бумаги будут теряться, отношение к людям там будет совсем другое», — сказал директор.

На учительских форумах уже появилось письмо к губернатору Георгию Полтавченко с просьбой отменить реформу . Его скачивают в школах и детсадах, подписывают и отправляют в Смольный. Как сообщил «Фонтанке» глава одного из крупнейших городских районов, он совместно с комитетом финансов будет смотреть, где бухгалтерии все же можно оставить. «Ко мне приходят директора школ. Часто говорят: вот хороший бухгалтер. Не вопрос. Будем просить комитет не упразднять», — рассказал чиновник.

Как пояснил «Фонтанке» сам Алексей Корабельников, экономическая действительность заставляет комитет настоятельно рекомендовать перевести бухгалтерии в ГКУ. Но если конкретное учреждение докажет, что сохранение бухгалтерии является целесообразной мерой, то все останется по-прежнему. Но каждый такой случай будет рассматриваться в отдельности. Если районные бухгалтерии не будут справляться с работой, туда устроят больше работников.

Бюджет школы на 500 - 700 учеников в среднем составляет 50 - 70 млн рублей в год. Доходы на 90% состоят из субсидии государства и на 10% — из внебюджетных источников. Есть школы, где доля внебюджета доходит до 50%, но это единичные случаи. Около 70% расходов — зарплаты и налоги, 20% — оплата электричества, воды и прочих коммунальных услуг, 10% — обучение сотрудников.

«В прошлом году при всех этих расходах у меня оставалось около 2 млн, в которых я была полностью свободна, — говорит директор одной из школ. — Их мы направляли на закупки, ремонт и так далее. В 2016 году свободных денег будет всего 37 тысяч рублей. Бюджеты школ в нынешнем году практически нулевые».

Штат предприятия – это то количество людей, которое может обеспечить нормальное функционирование компании и обеспечить ее прибыльность. На разных стадиях развития деятельности может потребоваться разное количество персонала. Не стоит забывать и о специфике, которая играет важно место при формировании не только количества работников, но и пропорциональное распределение между ними. И далее кратко о том, какие есть нормативы численности рабочих, руководителей, специалистов и служащих.

Нормативная численность работников службы бухгалтерии

Для начала необходимо отметить, что сейчас каждое предприятие имеет право самостоятельно в зависимости от своих потребностей формировать штат специалистов, не придерживаясь никаких регламентов и рекомендаций. Исключения составляют бюджетные учреждения, финансируемые из федерального и регионального бюджетов, и соответственно имеющие ограничение по финансам.

Если речь идет о службе бухгалтерии, то здесь есть установленные межотраслевые нормы времени для работников бухгалтерии, где прописаны нормы на провидение каждого вида бухгалтерских работ с учетом участка учета. В этом документе есть 9 разделов, каждый их которых посвящен учету основных средств, заработной платы и т.д., вплоть до составления отчётной документации. Зная такие нормы и беря их во внимание, можно рассчитать и количество необходимых бухгалтеров.

Использовать можно следующую формулу:

Ч нормативная = (ТЗо/Фр)*Кн,

Ч нормативная – это то количество сотрудников бухгалтерии, которое необходимо рассчитать;

ТЗо – это те затраты времени в общем, которые необходимы на весь объем выполнения работ службой бухгалтерии;

Фр – это фонд рабочего времени одного сотрудника;

Кн – это запланированный в штатном расписании коэффициент невыходов на работу каждого работника.

Если говорить о ТЗо, затратах времени, которые необходимы для выполнения работ, то здесь есть два варианта:

Использовать при нормативе расчета штатной численности бухгалтеров те нормативы трудозатрат, которые прописаны документально на каждый вид работ;
Использовать не установленные нормы трудозатрат, а самостоятельно их определять с помощью фотографирования рабочего дня, и потом определить уже норматив численности работников.

И тот и другой вариант имеет место быть, поскольку может использоваться на разных стадиях работы компании. Так, если компания только начинает свою деятельность и еще невозможно провести фотографирование рабочего дня сотрудника на весь расчетный период, то тогда используются прописанные нормативы. Если же организация уже работает, и необходимо оптимизировать штатный состав, то тогда используют второй вариант.

Это происходит примерно так: анализируются сведения о численности и заработной плате работников, например, сколько времени необходимо бухгалтеру для начисления заработной платы на 1 сотрудника. Умножают это время на количество сотрудников, а потом еще на периодичность выполняемых работ. Например, на 1 сотрудника необходимо 10 минут для начисления заработной платы, значит на 10 сотрудников трудозатраты составят 100 минут. Зарплата начисляется два раза в месяц: аванс и выплата остатка, то есть бухгалтеру необходимо в месяц 200 минут, за год это время составляет 2400 минут или 40 часов, или 5 рабочих дней при пятидневной рабочей неделе.

Так может подсчитываться трудозатраты за каждым видом работ, которые осуществляются бухгалтером. Напомним, что время установлено и межотраслевыми нормативами (его всегда можно уточнить).

Главная задача после определения трудозатрат определить фонд рабочего времени одного сотрудника, то есть найти Фр. Для этого необходимо определить рабочий график такого сотрудника, определить продолжительность его отпуска, а также график его работы. И потом с учетом производственного календаря произвести такой расчет, не учитывая выходные и праздничные дни.

Последнее, что необходимо сделать при расчете норматива численности персонала такого вида, это определить Кн. Он рассчитывается по следующей формуле:

Кн = 1+Вр/(Фс*Чср), где:

Вр – это то время, которое сотрудник или группа сотрудников внепланово не отработала в организации. Может рассчитываться как на основании всех категорий, так и с учетом только отдела бухгалтерии;

Фс – фонд рабочего времени, который запланирован на одного работника;

Чср – среднесписочная численность работников за период расчета.

Следует отметить, что не всегда такой коэффициент возможно посчитать, поскольку на начальном этапе работы не всегда можно реально оценить количество невыходов персонала. Тогда такой коэффициент автоматически равен 0. Когда все данные известны, тогда норматив численности работников бухгалтерии возможно рассчитать.

Напомним, что если организация бюджетная, то тогда используются утвержденные нормативы как времени на работу, так и межотраслевые нормативы количества персонала.

Для других категорий персонала

Часто можно встретить вопрос о том, какое количество штата должно быть в службе охраны труда. Следует отметить, что это также может быть индивидуально, а могут использоваться межотраслевые нормативы численности работников службы охраны. При этом стандарты такого плана в каждой конкретной отрасли индивидуальны и зависят от направления и сферы самой промышленности и т.п.

По такому документу на предприятиях, штат которого не превышает 700 человек, допускается не создавать отдельной службы охраны, а функции по выполнению такой обязанности возложить на одного специалиста. Но при условии, что в компании нет опасных и тяжелых условий труда. Если же количество работающих превышает указанные 700 человек, то тогда по закону необходимо создавать отдельно бюро или отдел охраны труда. Если создается бюро, то тогда штат такого подразделения находиться в пределах 3-5 единиц, а если создается отдел, то тогда количество должно быть не менее 6 работников.

Таким образом, существуют определенные нормативы и правила, которые регламентируют штат каждой компании, хотя в современных условиях всегда происходит оптимизация численности с целью максимизирования прибыли организации и минимизации расходов. Для оптимизации численности руководителей используется норма не та, которая установлена в документе, а та, которая поможет достичь максимальной прибыли. Сейчас в мире такая тенденция: рабочий персонал сокращается за счет оптимизации производства, а количество управленцев растет за счет расширения методик управления.

Руководители компаний нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников, и не понимают, чем они занимаются. В свою очередь финансовым директорам и главным бухгалтерам приходится обосновывать количество сотрудников этой службы и аргументировать увеличение штата. Какие инструменты способны ускорить взаимодействие между менеджерами, сотрудниками бизнеса и бухгалтерией и позволяют сократить затраты на обработку документов? Об этом рассказывает Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO.

Бухгалтерия — инструмент руководства компании для оценки бизнеса. Результатами ее работы пользуются не только фискальные органы. Менеджерам и собственникам компании необходимы оценка эффективности бизнеса и оперативные отчеты. Соответственно процессы в бухгалтерии должны быть выстроены с учетом ожиданий и требований менеджеров по содержанию и срокам представления отчетности. Сегодня, например, перед бухгалтерией стоит задача закрывать год не 28 марта, а 25 января. Как любой инструмент, она должна быть грамотно настроена и корректно функционировать.

Предпосылкой для оценки эффективности работы бухгалтерии является и динамика бизнеса. Численность данного подразделения, как правило, растет быстрее и сокращается медленнее бизнеса и поэтому требует постоянной корректировки.

Бухгалтерия — объект нормирования

Для оценки эффективности работы бухгалтерии и определения необходимой численности персонала деятельность бухгалтеров нужно оценивать. Для этого необходим обоснованный подход, в частности нормирование процессов в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности. У бухучета есть все признаки процесса: исполнители, информация о деятельности компании на входе (первичная документация), регламентирующие документы (ПБУ, НК РФ и т.д.), сложившиеся подходы и практика ведения учета. Результат процесса — отчетность, предоставляемая в определенных форматах в налоговую инспекцию и другим бизнес-пользователям (рис. 1). Поэтому бухгалтерия должна быть объектом нормирования. Если нормативы есть, их можно улучшать.

Нормативы трудозатрат — необходимое количество сотрудников компании для получения одной единицы результатов работы.

Нормативы бывают:

как есть — фиксируют состояние компании на момент расчета, фактические;
как должно быть — рассчитываются на основе данных по отрасли и показывают, к чему можно стремиться, целевые, или бенчмаркинг — затраты после оптимизации процесса.

Существующие методы нормирования трудозатрат различаются трудоемкостью и точностью (рис. 2).

Фотография рабочего дня (ФРД) больше подходит для однородных процессов и для бухгалтерии не всегда применима и не всегда удобна.

При микроэлементном нормировании процесс подразделяется на подпроцессы.

Бенчмаркинг — лучшие практики, согласно которым для обработки некоторого количества счетов, например в оптовой торговле, нужно определенное количество бухгалтеров (например, три). Если фактически их четыре, стоит задуматься и проанализировать ситуацию. Рассмотрим подробнее метод факторного нормирования применительно к бухгалтерии.

Технология факторного нормирования

Использование такой технологии в бухгалтерии предполагает несколько этапов. Сначала деятельность бухгалтерии как процесс подразделяется на подпроцессы (участки). В компании, где больше одного бухгалтера, можно оценить, сколько времени в месяц бухгалтер в среднем тратит на тот или иной подпроцесс или какое количество документов либо транзакций в среднем обрабатывает за месяц.

Затем оцениваются трудозатраты по каждому подпроцессу — определяются фактические трудозатраты по участкам и квалификационному уровню, количество сотрудников определенной квалификации в чел./мес. (в днях неудобно).

Для каждого процесса выявляются факторы, в большей мере влияющие на трудозатратность учета. Например, при работе с авансовыми отчетами их целесообразно группировать на хозяйственные отчеты и командировки по РФ и заграничные, поскольку нормативы времени обработки этих документов различны. При расчетах с поставщиками и подрядчиками значение имеют не только количество документов, но и их номенклатура, напрямую связанная с бизнес-процессом.

Многое зависит от ответственного за введение данных и документов — бухгалтер либо менеджер по продажам или закупкам. В последнем случае бухгалтер просто сверяет документы.

Из соотношения трудозатрат и факторов выводится норматив трудозатрат для бухгалтеров на процессы (табл. 1).

Универсальных нормативов не существует, поскольку нет похожих процессов в двух компаниях. Тем не менее всем интересна идеальная цифра, к которой желательно стремиться или на которую стоит ориентироваться. С этой целью в табл. 1 приведены некоторые усредненные значения нормативов для отдельных усовершенствованных процессов, которые можно использовать для оценки собственных бухгалтеров. Приведем пример факторного нормирования.

пример

Компания «Трейдинг ООО» занимается оптовой торговлей. У организации четыре склада. В ней трудятся 100 сотрудников. Масштабы деятельности компании характеризуется следующими параметрами:

120 поставщиков и десять поставок от каждого поставщика на каждый склад ежемесячно;
платежи каждому поставщику два раза в месяц (транзакции);
1500 покупателей и 15 заказов в месяц от каждого клиента.

Весь объем работ выполняют шесть бухгалтеров.

Рассчитаем, насколько велика бухгалтерия и как эффективно она работает. Упростим пример и не будем учитывать различия в квалификации бухгалтеров. Расчеты приведены в табл. 2.

Необходимы 4,24 бухгалтера плюс один для замены. На практике количество требуемых бухгалтеров будет зависеть и от того, смогут ли они совмещать функции и насколько взаимозаменяемы бухгалтеры.

Если фактические затраты далеки от приведенных нормативов, их нужно сократить. Покажем это на примере подпроцесса «учет реализации», разбив его на отдельные операции (табл. 3). Сначала следует понять, как организован процесс, какие у него трудозатраты. Затем рассчитать его стоимость, сравнить с лучшими практиками и после этого начать поиск возможных решений. Рассмотрим некоторые из них.

Перераспределение функций

Один из способов сокращения трудозатрат в бухгалтерии — перераспределение функций и делегирование отдельных операций другим подразделениям. Решения о распределении ответственности не простые, обычно дополнительную работу и ответственность брать на себя никто не хочет. Воспользоваться можно менеджерским подходом, согласно которому специалисты должны быть заняты в соответствии с их компетенциями.

Именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов. Это будет эффективнее. Аналогично с актами сверки. В некоторых компаниях при подписании большого количества актов сверки в месяц эти транзакции передают менеджерам, работающим с конкретными клиентами и владеющими информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров. А бухгалтерия при этом формирует акты сверки.

ИТ-оптимизация

Используемые в компании ИТ-технологии способны существенно влиять на производительность бухгалтерии по следующим параметрам:

спектр функциональных возможностей учетной системы;
уровень автоматизации (степень необходимости ручного ввода);
степень настройки взаимодействия систем (для случаев, когда используется несколько баз данных). Дублирующий ввод данных — это потеря времени.

Поэтому необходимо учить ИТ-системы «общаться» между собой, чтобы наиболее эффективно использовать возможности ввода информации.

Сравнение вариантов оптимизации учетной функции внутри компании и передачи их на аутсорсинг приведены в табл. 4.

Аутсорсинг

Иногда к аутсорсингу прибегают как к внешнему консультанту и прислушиваются к нему больше, чем к своей бухгалтерии.

Основными предпосылками выбора аутсорсинга являются:

быстрый рост или сокращение бизнеса (в российских компаниях широко распространена практика передачи на аутсорсинг отдельных участков);
необходимость внедрения новой учетной системы или оптимизация существующей;
необходимость централизации бухгалтерских процессов в холдинге;
отсутствие регламентов документ оборота, либо они есть, но не работают.

При создании регламентов в большой компании имеет смысл создать центры финансового обслуживания и обсудить этот вопрос с провайдером аутсорсинга. Многие компании сейчас создают подобные центры не в Москве (дорого).

Определение нормативов выработки в час одного бухгалтера (таблица 1)

Подпроцессы (учетные функции)	Наличие процесса	Трудозатраты	Факторы	Норматив	Значение
Учет кассовых операций
Учет расчетов по банковским операциям		Два человека	Количество банковских транзакций	Количество платежных поручений в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с подотчетными лицами		Три человека	Количество авансовых отчетов х среднее количество документов в АО	Количество авансовых отчетов в час на одного бухгалтера
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками				Количество накладных (актов) в час на одного бухгалтера
Учет реализации			Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной	Количество накладных покупателям в час на одного бухгалтера
Управленческая и корпоративная отчетность
Учет долгосрочных инвестиций, основных средств и НМА		Один человек
Учет товарно-материальных запасов
Учет финансовых вложений
Учет финансирования и займов		Два человека
Подготовка налоговой отчетности
Расчет заработной платы			Количество начислений — удержаний х х количество межрасчетов х х количество сотрудников	Количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера

Расчет необходимых ресурсов (таблица 2)

Учетные функции	Объем работ	Производительность (с учетом нормативов из табл. 1)	Необходимые ресурсы
Учет расчетов с поставщиками	4 склада х 10 поставок х 120 поставщиков = 4800 накладных от поставщиков в месяц	36 х 21 х 8 = 6048 накладных от поставщиков в месяц	4800: 6048 = 0,79 бухгалтера
Учет расчетов с покупателями	1500 покупателей х 15 заказов = 22 500 заказов от покупателей в месяц	40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц	22 500: 6720 = 3,3 бухгалтера
Работа с банком	120 поставщиков два раза в месяц = 240 платежных поручений в месяц	15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц	240: 2520= 0,9 бухгалтера
Расчет заработной платы			100: 1500 = 0,06 бухгалтера
			4,24 бухгалтера

Перераспределение функций (таблица 3)

Участок «учет реализации»
Процессы	Кто часто отвечает	Кто должен отвечать
Предоставление информации о реализованных товарах или услугах	Отдел продаж
Составление счетов	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов	Бухгалтерия
Кодирование выставленных счетов для целей фискального учета	Бухгалтерия
Составление отгрузочных документов (акт о выполненных работ/услуг), счетов-фактур	Бухгалтерия
	Бухгалтерия	Административный отдел
Координация/подписание отгрузочных документов и счетов-фактур	Административный отдел
	Отдел продаж/административный отдел
Координация процесса и сбор подписанных документов от покупателей	Бухгалтерия	Административный отдел
Ведение книги продаж	Бухгалтерия
Выверка дебиторской задолженности. Подготовка актов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия
	Административный отдел
Координация вопросов выверки расчетов с покупателями	Бухгалтерия	Административный отдел

Варианты оптимизации (таблица 4)

	Оптимизация учетных функций компании	Аутсорсинг
	Процесс выстраивается так, чтобы его выполнение требовало минимум времени Численность подразделений определяется с помощью нормативов	Процесс полностью передается провайдеру
	Затраты на процесс минимальны	Затраты на процесс прогнозируемы: нет проблем с подбором кадров; принцип ключевых компетенций — делаем только то, что нужно для бизнеса; контроль эффективности процесса по конечной цене
	Требует много времени Обследование и оптимизацию нужно проводить регулярно. Если бизнес меняется, то чаще, если стабилен — не реже одного раза в год	Возможна потеря гибкости (в связи с формализацией процессов взаимодействия). Необходимы трудозатраты внутри компании на внедрение новых процессов). Провайдер может быть более консервативным в налоговых вопросах, чем собственная бухгалтерия (недостаток аутсорсинга)

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатная численность работников: определение

Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.

На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:

количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;

количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.

Общее количество затрат за год/ч

Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах

Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

юридических служб;
финансовых служб;
бухгалтерий;
служб охраны труда;
военно-учетных столов;
прачечных;
котельных;
оздоровительных комплексов и т.д.

Как проводится расчет штатной численности работников

Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:

V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;
Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;
Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;
Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.

Пример

В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V: (Фрв × Впл × Квн). В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб. При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек. Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Читайте также:

Норматив штатной численности бухгалтерии

Расчет штатной численности бухгалтерии проводится с учетом соответствующих отраслевых норм. При определении количества бухгалтеров учитывается нормативная численность работников предприятия и всех структурных подразделений. Для каждого диапазона измерения используют разные расчетные зависимости и применяют специально разработанные формулы. Учитывается и специфика работа каждого предприятия и такие показатели, как:

число обслуживаемых структурных подразделений;
коэффициенты удельного веса по бухгалтерскому учету.

Штатная и фактическая величина работников – это две разных единицы. В каждом диапазоне применяются разные зависимости расчетных данных. Если на предприятии проводятся специфические виды учета, результаты численности бухгалтеров будут существенно отличаться, чем при типовых видах работ.

Как определить численность штатного персонала организации и подразделений

Расчет штатной величины проводится с учетом того, что нормативное количество работников является идеалистическим положением вещей. В нормативах не учитывается, что сотрудники периодически болеют, уходят в очередной отпуск и т.д. работодателю необходимо определить, какое количество человек потребуется для замены временно отсутствующего персонала. Для ответа на этот вопрос необходимо определение списочной величины. Показатели определяют по формуле:

Н – это нормативная численность работников;

Кн отражает плановый коэффициент невыходов на работу. Показатель вычисляется по следующей формуле: Кн = 1 + Дн. При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.

Пример

Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года. Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели. Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.

Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель.

От каких показателей зависит структура и штатная величина

Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации. Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников:

посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист;

определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений;

число подчиненных у каждого руководителя.

Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет:

для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти;

для среднего звена – от семи до девяти.

Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими. Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает.

Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности. Важно, чтобы показатели нормативной и штатной численности соответствовали оптимальному количеству, необходимому для успешного выполнения поставленных задач.

Важные выводы

Составляя бюджет на HR-службу на будущий год, уточните у директора: планирует ли он расширение компании. Если да, то заложите в бюджет расходы на увеличение штата HR-службы и на обучение менеджеров.
В статье расходов на обучение в первую очередь предусмотрите затраты на обучение специалиста по охране труда и C&B-менеджера, если они есть в штате HR-службы.
К защите подготовьте три версии бюджета: оптимистичный, пессимистичный и оптимальный. И держите в голове «план минимум» - расходы, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях.

Скачать бланк

Нормативная численность работников службы бухгалтерии

Для других категорий персонала

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатная численность работников: определение

Как проводится расчет штатной численности работников

Пример

Норматив штатной численности бухгалтерии

Как определить численность штатного персонала организации и подразделений

Пример

От каких показателей зависит структура и штатная величина

Рекомендации по обоснованию штатной численности организации

Важные выводы