Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).

Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .

УСН

Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.

Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.

ЕНВД

Сумма недостачи на величину ЕНВД не влияет, так как при определении единого налога расходы организации в расчет не берутся (ст. 346.29 НК РФ).

ОСНО и ЕНВД

Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД и имущество используется в обоих видах деятельности организации, сумму недостачи такого имущества нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Размещено на сайте 16.06.2009

Факты недостачи и порчи ценностей не являются редкостью для хозяйствующих субъектов. Причинами могут стать объективные факторы, как, например, форс-мажорные обстоятельства, а также и субъективные факторы, выражающиеся в низкой квалификации персонала, и даже умысел материально ответственных работников или сторонних лиц. Такое многообразие факторов предопределяет различия в порядке учета расчетов.

Недостача или порча имущества может быть выявлена при проведении инвентаризации или в процессе осуществления текущей деятельности. В последнем случае также назначается инвентаризация (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Инвентаризационная комиссия устанавливает причины возникновения ущерба, наличие условий для наступления материальной ответственности работников, определяет точный размер ущерба и сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновных лиц. Ущерб определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом износа. Если день причинения ущерба установить невозможно, то сумма ущерба определяется на день обнаружения. В дальнейшем указанная сумма не изменяется даже в том случае, если произойдет значительное изменение рыночных цен на дату рассмотрения дела в суде.

Для определения рыночной цены согласно разъяснениям Минфина России и налоговой службы используются официальные источники информации (издания органов статистики, ценообразования), а также привлечение экспертов и специалистов, в том числе независимых оценщиков (письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03-02-07/1-144, п. 11 ст. 40 НК РФ).

В бухгалтерском учете порядок отражения недостач определен пунктом 3 статьи 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При обнаружении недостач и порчи ценностей записи производятся по дебету счета 94 с кредита счетов учета ценностей:

1) по недостаче и полной порче основных средств отражается их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом начисленной амортизации);

2) по недостаче и полной порче товарно-материальных ценностей — их фактическая себестоимость;

3) по частично испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь и т. п.

По кредиту счета 94 отражается списание недостачи в зависимости от наличия виновного лица:

1. За счет виновных лиц — в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». Разница между стоимостью недостающих (испорченных) ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной по дебету счета 94, относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания указанная разница списывается со счета 98 в кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы».

Пример 1

Фактическая себестоимость недостающих ценностей на складе составляет 20 тысяч рублей. Рыночная стоимость — 25 тысяч рублей. Виновное лицо (кладовщик) представило обязательство по добровольному погашению суммы недостачи. Бухгалтерские проводки приведем в таблице 1.

Таблица 1. Бухгалтерские проводки к примеру 1

Пример 2

Установлена недостача объекта основных средств, переданного в эксплуатацию, с первоначальной стоимостью 16 тысяч рублей. Объект состоит в количественном учете. Бухгалтерские проводки приведем в таблице 2.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки к примеру 2

2. При отсутствии виновных лиц, а также при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков — в корреспонденции с дебетом счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы».

В налоговом учете убытки от недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, могут быть учтены в составе внереализационных расходов (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Факт отсутствия виновного лица должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти, в том числе органами прокуратуры, следствия и дознания. В качестве документа, подтверждающего факт отсутствия виновного лица, может быть признано постановление о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 02.05.2006 № 03-03-04/1/412).

Без документального подтверждения факта отсутствия виновного лица нельзя признать убыток по недостаче в целях налогообложения прибыли. То же относится к случаю отказа работодателя от взыскания суммы ущерба с виновного лица. В этих случаях в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»). Величина постоянного налогового обязательства равна произведению остаточной стоимости и ставки налога на прибыль, действующей на отчетную дату (Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 68 «Расчеты с бюджетом»).

Материальная ответственность

При обнаружении недостачи или порчи имущества (далее — ущерб) к ответственности привлекаются виновные лица. Материальная ответственность работников установлена главой 39 Трудового кодекса РФ.

Материальная ответственность не наступает, если ущерб возник в случаях: непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости, необходимой обороны, неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий по хранению имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

При наличии вины возмещению подлежит прямой действительный ущерб: сумма недостачи имущественных ценностей, стоимость испорченных материалов и оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, уплаченные суммы штрафов и иных санкций. При этом предусмотрены следующие виды ответственности:

1. Материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).

2. Полная материальная ответственность (ст. 242 ТК РФ).

Взыскание суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению руководителя организации. Распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.

Обратим внимание на то, что работодатель имеет право полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного лица (ст. 240 ТК РФ).

Взыскание должно производиться через суд в следующих случаях:

Истечение месячного срока;

Несогласие работника в добровольном порядке возместить ущерб в сумме свыше его среднего месячного заработка;

Отказ от возмещения ущерба при наличии письменного обязательства работника о добровольном возмещении ущерба.

Срок исковой давности для направления заявления в суд составляет три года с момента, когда стало известно о факте ущерба (ст. 196, 200 ГК РФ).

На практике часто возникают вопросы о порядке расчета среднего месячного заработка в целях взыскания ущерба. В статье 139 ТК РФ указывается, что для всех случаев определения размера средней заработной платы, предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок его исчисления. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922), устанавливает особенности порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных ТК РФ. Но, по существу, Положение № 922 определяет порядок сохранения за работником среднего заработка, а не взыскания. Таким образом, имеются два варианта расчета.

Первый вариант — воспользоваться расчетом по Положению № 922:

Средний месячный заработок = (Сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период / Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде) x Количество рабочих дней в месяце причинения ущерба.

В этом случае размер среднего месячного заработка будет переменной величиной, которая зависит от количества рабочих дней в месяце причинения (обнаружения) ущерба.

Пример 3

Ущерб в сумме 40 тысяч рублей причинен в январе 2009 года. За январь — декабрь 2008 года: сумма фактически начисленной зарплаты 360 тысяч рублей, количество фактически отработанных дней — 250. В январе 2009 года — 16 рабочих дней. Сумма, подлежащая взысканию: (360 000 руб. / 250 раб. дн.) x 16 раб. дн. = 23 040 рублей.

Пример 4

Условия аналогичны условиям примера 3, за исключением одного: ущерб обнаружен в июле, в котором 23 рабочих дня. Сумма, подлежащая взысканию: (360 000 руб. / 250 раб. дн.) x 23 раб. дня = 33 120 рублей.

Таким образом, рассмотрев два примера с разными датами причинения (обнаружения) ущерба, мы видим, что разница в сумме взыскания составляет 10 080 рублей.

Средний месячный заработок = Сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период / 12 месяцев.

При таком расчете размер среднего месячного заработка не зависит от того, в каком месяце причинен (обнаружен) ущерб.

Случаи полной материальной ответственности, определенные статьей 243 ТК РФ:

Полная ответственность определена ТК РФ или иными федеральными законами;

Ценности вверены работнику на основании договора или получены им по разовому документу;

Имеет место умышленное причинение ущерба;

Имеет место причинение ущерба в состоянии различных видов опьянения;

Судом установлен факт совершения преступных действий;

Соответствующим государственным органом установлен факт совершения административного проступка;

Имеет место разглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и др.);

Имеет место причинение ущерба не при исполнении служебных обязанностей.

С работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85.

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за причиненный им ущерб на основании статьи 277 ТК РФ.

Недостача или порча объектов основных средств

Стоимость объекта основных средств, который выбывает при выявлении недостачи или порчи активов в результате инвентаризации, подлежит списанию с бухгалтерского учета (п. 29 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). Недостача основных средств отражается в Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме № ИНВ-18, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Основанием для внесения записей в бухгалтерский учет является приказ руководителя организации об утверждении результатов инвентаризации. Остаточная стоимость недостающего основного средства списывается с кредита счета 01, субсчет «Основные средства в эксплуатации», в дебет счета 01 «Выбытие основных средств», а затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Начисление амортизации прекращается начиная с месяца, следующего за месяцем выбытия (п. 22 ПБУ 6/01, п. 2 ст. 259 НК РФ).

При недостаче объекта основных средств первоначальной стоимостью до 20 тысяч рублей (по основным средствам, приобретенным до 1 января 2008 года, — до 10 тыс. руб.) все документы оформляются в том же порядке. После ввода в эксплуатацию такой объект не имеет стоимостной оценки. Соответственно, его выбытие в результате недостачи не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.

Недостача основных средств относится на виновных лиц. Виновное лицо может быть:

Работником организации, тогда для расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

Иным лицом, тогда для расчетов используется счет 76.2 «Расчеты по претензиям».

Если виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки списываются на издержки производства и обращения (Дт 91.2 Кт 94).

Если объект основных средств был застрахован, то сторонняя страховая организация, в которой застрахован объект основных средств, возмещает ущерб в размере, установленном договором страхования (ст. 947 ГК РФ).

Пример 5

Первоначальная стоимость угнанного автомобиля составляет 360 тысяч рублей. Начислена амортизация 216 тысяч рублей. Согласно договору страхования автомобиля до окончания срока действия договора осталось 5 месяцев. Сумма начисленной, но не включенной в расходы страховой премии по договору страхования автомобиля составляет 6 тысяч рублей. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3. Бухгалтерские проводки к примеру 5

Угнанный автомобиль может быть найден и возвращен организации. Существуют два варианта постановки на учет возвращенного автомобиля.

Первый — восстановить ранее списанную первоначальную стоимость и начисленную амортизацию.

Второй — провести рыночную оценку стоимости автомобиля (п. 10 ПБУ 6/01).

Если остаточная стоимость основного средства больше суммы страхового возмещения, то разница в целях бухгалтерского учета относится на виновное лицо, а при его отсутствии или отказе суда во взыскании — признается прочими расходами. При отсутствии документального подтверждения факта отсутствия виновного лица прочие расходы подлежат зачислению на счет прибылей и убытков организации (п. 15 ПБУ 10/99).

Недостача или порча материалов

Порядок учета недостач и порчи материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания). Недостача или порча (брак) материалов могут быть установлены:

При получении материалов от поставщика;

При оприходовании материалов на склад;

При выдаче в эксплуатацию;

В процессе эксплуатации;

Во время проведения инвентаризации.

Расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными, выявленные по результатам проверок и инвентаризаций, отражаются в страховых организациях в следующем порядке: суммы недостачи и порчи (брака) учитываются по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость включает в себя договорную (учетную) цену материалов и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этим материалам. Учет расчета доли транспортно-заготовительных расходов устанавливается организацией самостоятельно.

По результатам инвентаризации оформляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Сумма недостачи по фактической себестоимости материалов списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При возможности использования или продажи с уценкой испорченных материалов одновременно проводится списание материалов и оприходование материалов по рыночным ценам с учетом их фактического состояния. Таким образом, сумма потерь от порчи уменьшается (п. 29 Методических указаний).

Пример 6

При инвентаризации на складе выявлена недостача бланков строгой отчетности в количестве 1000 штук общей стоимостью 2 тысячи рублей. Недостача отражена в Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19. От материально ответственного лица получены объяснение и заявление об удержании суммы долга из причитающейся ему заработной платы. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 4.

Таблица 4. Бухгалтерские проводки к примеру 6

Учет расчетов по недостаче и порче (браку) материалов при приемке материалов, поступивших в страховую организацию, имеет некоторые особенности. При выявлении недостачи в момент получения материалов от поставщика оформляется Акт о приемке материалов по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Указанный акт применяется в случае приемки материалов:

С расхождениями по количеству и качеству;

С расхождениями по ассортименту;

Без документов.

Недостача и порча (брак) учитываются по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость недостач и порчи (брака) учитывается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям», при списании ее с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по конкретному поставщику). Если к моменту обнаружения недостачи или порчи (брака) расчеты с поставщиком не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов. Страховая организация — покупатель должна письменно сообщить об этом поставщику. В этом случае неуплаченные суммы недостач и потерь (брака) на расчетах по претензиям не отражаются (п. 59 Методических указаний).

В случаях, когда иск страховой организации к поставщику или транспортной компании, перевозившей материалы, судом не удовлетворен полностью или частично или когда отсутствуют основания для предъявления претензии (например, при стихийных бедствиях), такие суммы недостач списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Пример 7

Оплачены изготовление бланков в сумме 100 тысяч рублей и их транспортировка — 10 тысяч рублей. При приемке бланков страховой организацией выявлена недостача на сумму 15 тысяч рублей и брак на сумму 5 тысяч рублей. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 5.

Таблица 5. Бухгалтерские проводки к примеру 7

Суть операции	Проводка	Сумма (руб.)
Оплата бланков	Дт 60 Кт 51	100 000
Оплата транспортировки	Дт 60 Кт 51	10 000
Поступление бланков (80 000 + (80 000 / 100 000 x 10 000))	Дт 10 Кт 60	88 000
Выявление недостачи бланков и предъявление претензии к транспортной организации (15 000 + (15 000 / 100 000 x 10 000))	Дт 76.2 Кт 60	16 500
Выявление брака и предъявление претензии к поставщику (5000 + (5000 / 100 000 x 10 000))	Дт 76.2 Кт 60	5500
Поступление денежных средств от поставщика по претензии на брак	Дт 51 Кт 76.2	5500
Отказ суда во взыскании средств с транспортной организации	Дт 94 Кт 76.2	16 500
Списание недостачи в связи с отказом суда (расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль)	Дт 91.2 Кт 94	16 500

Касса

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 и доведен до всех предприятий и организаций письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе проводится в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров. Кроме того, ревизию кассы имеют право проводить учредители, вышестоящие организации, аудиторы. Банки также проверяют соблюдение организациями Порядка ведения кассовых операций.

При проведении ревизии кассы осуществляется полистный пересчет денежной наличности и денежных документов в кассе. Производится сверка фактически предъявленных остатков денежных средств и денежных документов с данными учета. Составляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-15. При обнаружении недостачи (излишка) в акте отражаются сумма и обстоятельства возникновения.

Кассир или другой работник, исполняющий обязанности кассира, несет полную индивидуальную материальную ответственность за недостачу денежных средств и денежных документов в кассе организации. Не следует забывать, что возможность полного взыскания существует только при соблюдении всех необходимых условий, а именно: наличии приказа о приеме на работу кассира (приказа о возложении исполнения обязанностей кассира), договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира, письменного подтверждения факта ознакомления кассира с Порядком ведения кассовых операций, объяснения по факту недостачи (акта об отказе дачи объяснений).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная расходным кассовым ордером или распиской получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание остатка наличных денежных средств в кассе не принимается. Эти суммы считаются недостачей и взыскиваются с кассира.

Пример 8

При инвентаризации наличных денежных средств в кассе фактически предъявлены наличные денежные средства в сумме 48 тысяч рублей, в то время как по данным Кассовой книги остаток наличных денежных средств составляет 70 тысяч рублей. Расходные кассовые ордера, подтверждающие выдачу денежных средств из кассы, не предъявлены. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 6.

Таблица 6. Бухгалтерские проводки к примеру 8

Недостача в кассе может возникнуть при обнаружении фальшивых купюр. Если фальшивые купюры выявляются кассиром в момент поступления денег в кассу, то кассир не имеет права принять их. На практике такие купюры обычно выявляются при сдаче денежных средств в банк. При возникновении сомнений в подлинности купюр работником банка оформляются акт и мемориальный ордер. Купюры направляются на экспертизу. При подтверждении факта подделки купюры изымаются, а страховой организации выдается копия акта экспертизы. Акт является основанием для признания недостачи.

Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу денежных средств в кассе. Он должен представить письменное объяснение причин недостачи. При отсутствии в кассе детектора валют признать кассира виновным лицом проблематично. В этом случае недостача списывается за счет собственных средств организации.

На ситуацию не влияет выяснение обстоятельств — от кого конкретно фальшивые купюры поступили в кассу. Например, денежные средства за отчетный день поступили в кассу только от одного страхового агента. Агента нельзя признать виновным лицом, так как после того, как кассир подписал приходный кассовый ордер и принял деньги, ответственность за все последствия несет именно он.

Пример 9

В кассу страховой компании поступили 35 тысяч рублей. Деньги сдаются кассиром в банк. Работником банка при пересчете обнаружены три сомнительные купюры номиналом 1000 рублей каждая. Экспертиза подтвердила подделку. В кассе имеется детектор валют. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 7.

Таблица 7. Бухгалтерские проводки к примеру 9

Пример 10

Сохраним условия примера 4, но предположим, что в кассе отсутствует детектор валют. Издано распоряжение руководителя о списании недостачи за счет собственных средств. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 8.

Таблица 8. Бухгалтерские проводки к примеру 10

Расчетный счет

Денежные средства на расчетном счете банка, у которого отозвана лицензия, находятся в зоне риска. Решение об отзыве лицензии публикуется Банком России в «Вестнике Банка России» в недельный срок со дня принятия решения. Не позднее следующего дня после отзыва лицензии в банке назначается временная администрация. В течение 15 дней со дня отзыва лицензии Банк России должен обратиться в арбитражный суд с требованием о ликвидации банка. Суд определяет, присутствуют ли у банка признаки банкротства. При их наличии банк признается несостоятельным и возбуждается процедура банкротства, при отсутствии — суд инициирует процедуру принудительной ликвидации банка и назначает ликвидатора.

Страховая организация должна направить в адрес временной администрации требование по обязательствам банка с приложением заверенной копии договора банковского счета. В течение 30 рабочих дней заявление рассматривается и вносится в реестр требований кредиторов, после чего заявителю направляется уведомление с указанием размера и очередности удовлетворения требования.

В случае банкротства или принудительной ликвидации банка страховая организация должна направить требование конкурсному управляющему или ликвидатору. Требование удовлетворяется за счет имущества банка в порядке очереди. В первую очередь производятся расчеты с вкладчиками. Если активов банка не хватает, чтобы удовлетворить требования кредиторов в пределах одной очереди, то средства между ними распределяются пропорционально сумме требования каждого кредитора.

Остаток денежных средств в проблемном банке можно отразить в качестве дебиторской задолженности с момента отзыва лицензии банка: Дт 76.2 «Расчеты по претензиям» Кт 51 «Расчетные счета». Возможно, что при отсутствии активов банка потребуется списать долг как безнадежную задолженность.

В бухгалтерском учете при списании долгов, нереальных для взыскания, следует руководствоваться пунктами 11 и 14 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н и пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Такие долги отражаются в составе прочих расходов: Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 76.2 «Расчеты по претензиям». К прочим расходам относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания. Величина прочих расходов соответствует сумме указанной дебиторской задолженности, отраженной в бухгалтерском учете.

Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ убытки, полученные в отчетном (налоговом) периоде в виде суммы безнадежных долгов, относятся к внереализационным расходам. В соответствии с пунктом 2 статьи 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными для взыскания) признаются те долги, по которым истек срок исковой давности, а также по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Для признания задолженности безнадежной законодательством определены следующие основания:

Истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

Невозможность исполнения обязательства (ст. 416 ГК РФ);

Прекращение обязательства на основании акта органов государственной власти и органов местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ);

Ликвидация организации (ст. 419 ГК РФ).

Списать долг при ликвидации банка можно только после внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ (письмо Минфина России от 04.09.2008 № 03-03-06/1/505). Страховая организация должна запросить у налоговых органов выписку из ЕГРЮЛ. Наличие выписки является основанием для списания дебиторской задолженности банка на внереализационные расходы для целей налогообложения. Налогооблагаемая база по налогу на прибыль уменьшается в том периоде, в котором оформлена запись о ликвидации банка (письмо Минфина России от 21.08.2006 № 20-12/74624).

Если ликвидационная комиссия не признала требование страховой организации, то следует обратиться с иском в суд. В ином случае списать задолженность в качестве безнадежной ко взысканию будет невозможно в связи с отсутствием документального подтверждения долга (письмо УФНС по г. Москве от 27.12.2007 № 20-12/124748).

Если страховая организация не предъявит требование по обязательствам банка, то списать задолженность банка в сумме денежных средств на расчетном счете в целях налогообложения прибыли возможно только по истечении срока исковой давности. Проведение мероприятий по признанию задолженности безнадежной при этом не требуется (письма Минфина России от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124, от 30.09.2005 № 03-03-04/2/68, постановление ФАС СЗО от 21.07.2008 по делу № А56-18812/2006).

Следует учесть, что при включении долга в реестр требований кредиторов списание задолженности в целях налогообложения производится только после завершения конкурсного производства (письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/1/380).

Подотчетные суммы

Работник организации, получивший денежные средства под отчет на командировочные расходы, обязан не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Окончательный расчет предусматривает сдачу в кассу остатка неиспользованного аванса или получение перерасхода из кассы.

Срок представления отчета по авансам, полученным на административно-хозяйственные и операционные расходы, законодательством не установлен. Указанный срок устанавливается приказом (распоряжением) руководителя организации и находит отражение в учетной политике организации.

В случае, если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованного аванса, необходимо руководствоваться статьей 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы для погашения задолженности работника. В частности, из заработной платы могут производиться удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также в других случаях. Решение об удержании оформляется в форме приказа или распоряжения. Однако указанное решение может быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Согласие работника на удержание неиспользованного аванса из заработной платы оформляется письменно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Пример 11

Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету от 10.06.2009 составил 16 тысяч рублей. Установленный срок для возврата неиспользованного аванса — 5 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета. Издано распоряжение от 30.06.2009 об удержании неиспользованного аванса из заработной платы работника. Оклад работника составляет 30 тысяч рублей. Получено письменное согласие работника на удержание. Бухгалтерские проводки представим в таблице 9.

Таблица 9. Бухгалтерские проводки к примеру 11

Сумма не истребованной в установленные сроки дебиторской задолженности по подотчетным суммам относится к внереализационным расходам (п. 12 ПБУ 10/99). Доход работника в сумме списываемой задолженности подлежит обложению подоходным налогом (п. 1 ст. 210 НК РФ). При списании задолженности уволенного работника у страховой организации возникает обязанность в течение одного месяца письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержания налога и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Пример 12

Остаток невозвращенного аванса по подотчетной сумме после увольнения работника составляет 8 тысяч рублей. Задолженность списывается по истечении срока исковой давности. Бухгалтерские проводки представим в таблице 10.

Таблица 10. Бухгалтерские проводки к примеру 12

Страховые взносы

Недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации расчетов со страховыми посредниками по заключенным договорам страхования, отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом расчетов со страховым посредником. При этом необходимо проверить своевременность и полноту начисления страховых премий по указанным договорам страхования (Дт счета 77.5 Кт счета 92). Письменное обязательство страхового агента о погашении недостачи, соглашение сторон или решение суда будут основанием для списания суммы недостачи на счет 76.2 «Расчеты по претензиям».

Пример 13

Установлена недостача денежных средств (страховых премий) по заключенным договорам страхования у страхового агента на сумму 60 тысяч рублей. Оформлен акт инвентаризации. По решению суда с агента подлежат взысканию 61,5 тысячи рублей, в том числе недостача в сумме 60 тысяч рублей и госпошлина 1,5 тысячи рублей. Бухгалтерские проводки представим в таблице 11.

Таблица 11. Бухгалтерские проводки к примеру 13

Л.И. Баранова, ОАО «СК “Русский мир”», руководитель службы внутреннего аудита

Какими проводками в бухгалтерском учете отразить недостачу?

Об отражении недостачи в бухгалтерском учете - читайте в статье.

Вопрос: На базе нашего предприятия создано обособленное подразделение - магазин розничной торговли (продажа кормов для животных), по результатам ревизии в магазине была выявлена пересортица и недостача кормов. Как оформить документально? Какими проводками в бухгалтерском учетеотразить недостачу? Было решено, что недостача будет внесена на счет предприятия наличными деньгами. Недостача должна вноситься с учетом наценки или без?

Ответ: Выявленные в результате инвентаризации излишки или недостача отражаются в акте инвентаризации и сличительной ведомости. Сличительная ведомость составьте только по тому товару, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.

В бухгалтерском учете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите записью Дебет 94 Кредит 41 по фактической себестоимости, которая определяется по данным бухучета. В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. Зачет пересортицы отразите проводками (по соответствующим наименованиям товаров): Дебет 41 Кредит.

Если виновником недостачи является сотрудник, то согласно ст. 238 ТК РФ взыскивать с него упущенную выгоду (неполученный доход в виде торговой наценки) не допускается. При этом, законодательство позволяет взыскать с сотрудника рыночную стоимость утраченного имущества, т.е. не обязательно балансовую.

Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации

Бухучет: инвентаризация

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации , отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50...)
- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.

На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 ).

Бухучет: списание на затраты

Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:

по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));
по вине материально-ответственного лица;
в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).

Бухучет: взаимозачет пересортицы

В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. При этом взаимозачет производится:

по пересортице за один и тот же проверяемый период;
у одного и того же проверяемого сотрудника;
в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

При этом в бухучете не нужно отражать в расходах стоимость зачитываемых недостач, а в доходах - стоимость зачитываемых излишков. Зачет пересортицы отразите проводками (в разрезе субсчетов по соответствующим наименованиям ТМЦ):

Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)
- отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.

Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, спишите на недостачи.

Бухучет: возмещение ущерба виновным лицом

Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета ().

Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98
- отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- погашена задолженность по недостаче сотрудником.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:

Дебет 94 Кредит 98
- отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;

Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника.

По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:

Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.

Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника, с которым был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризацию провели после увольнения

Нет, нельзя.

При увольнении материально ответственного лица до расторжения с ним трудового договора проведите инвентаризацию. Организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица . Увольняемые материально ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества.

Чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении. По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя.

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Недостача имущества, списанного с баланса

Ситуация: как отразить в бухучете недостачу имущества, не числящегося на балансовых счетах (например, материалов, списанных в учете на расходы). Имущество, по которому обнаружена недостача, принадлежало организации

Если выявили недостачу имущества, которое не числится на балансе, признайте ее ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения.

Недостача имущества может произойти:

по причине естественной убыли ;
в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.);
по вине материально-ответственного лица (иных виновных лиц);
по неустановленным причинам (виновные не найдены).

Если недостача имущества, не числящегося на балансовых счетах, произошла по причине естественной убыли или в результате форс-мажорных обстоятельств, отражать это дополнительными проводками не нужно. Недостающее имущество нужно списать с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Такой же порядок применяйте и в случаях, когда виновные в недостаче лица не установлены. Объясняется это следующим образом. Если недостача возникла по этим причинам, в учете организации нет оснований учитывать ни расходы (имущество уже было ранее учтено в затратах), ни доходы (поступлений в счет возмещения ущерба не ожидается). Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счет 91).

Пример отражения в бухучете недостачи спецодежды, списанной с балансовых счетов на расходы. Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного сотрудника

В марте ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства спецодежду (срок носки 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.). В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.

В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью менее 20 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет менее 20 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно (учет такой спецодежды ведется в специальных ведомостях).

В мае один из сотрудников уволился, при увольнении спецодежду не вернул. Руководителем было принято решение взыскать с зарплаты сотрудника недостачу спецодежды. В счет погашения материального ущерба из последней зарплаты сотрудника была взыскана стоимость спецодежды в размере 1000 руб.

Сумму недостачи бухгалтер отразил в бухучете с использованием счета 94.

В марте бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 1000 руб. - выдана спецодежда в пользование сотруднику;

Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость спецодежды на расходы.

В мае бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 94 Кредит 98
- 1000 руб. - отражена сумма выявленной недостачи.

Дебет 73 Кредит 94
- 1000 руб. - отражена сумма задолженности сотрудника по возмещению причиненного ущерба.

Дебет 70 Кредит 73
- 1000 руб. - удержана из зарплаты сотрудника стоимость утраченной спецодежды;

Дебет 98 Кредит 91-1
- 1000 руб. - отражена в составе внереализационных доходов сумма погашенного ущерба.

Как провести инвентаризацию

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В процессе деятельности предприятия нередко выявляются недостачи или излишки ТМЦ. Какие проводки по инвентаризации при расхождениях необходимо сделать бухгалтеру? Какими документами правильно отразить эту процедуру, рассмотрим далее.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Важнейшая цель бухучета организации – обеспечение сохранности и контроль эффективности использования активов. Инвентаризация помогает определить актуальные на отчетную дату фактические остатки ТМЦ, сопоставить их с учетными данными и своевременно выявить излишки, пересортицу или недостачу. Корректное отражение инвентаризации в бухгалтерском учете требует подготовки. При плановом проведении руководителем утверждается приказ о проведении по форме ИНВ-22 с указанием сроков, ответственных лиц комиссии и предмета процедуры. Внеплановое проведение осуществляется при различных чрезвычайных обстоятельствах.

Результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами:

Инвентаризационная ведомость – форма заполняется согласно унифицированным бланкам Постановлений Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г., № 26 от 27 марта 2000 г. В зависимости от инвентаризационного объекта могут использоваться формы ИНВ-1 (для объектов основных средств), ИНВ-1а (для объектов нематериальных активов), ИНВ-3 (для ТМЦ), ИНВ-11 (для расходов, относящихся к будущим периодам), ИНВ-15 (для наличных денежных средств) и прочие бланки.
Сличительная ведомость – форма заполняется для отражения конечных результатов и расхождений по объектам инвентаризации. ИНВ-18 применяется для отражения объектов основных средств , ИНВ-19 – для ТМЦ.
Акт по форме ИНВ -24 – составляется в целях контроля процедуры.

Обратите внимание! Согласно закону № 402-ФЗ предприятие вправе самостоятельно разрабатывать формы применяемых первичных документов в случае наличия всех обязательных реквизитов.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации

Проводки по результатам инвентаризации формируются по-разному в зависимости от того, что выявлено в результате – излишек или недостача. Порядок отражения расхождения регламентируется Приказом № 34н от 29 июля 1998 г., пункт 28):

Излишек – объекты приходуются на момент проведения инвентаризации по текущей рыночной цене с отнесением денежного значения на финансовые результаты (прибыль) в составе прочих доходов у обычных предприятий или на доходы у НКО.
Недостача в рамках естественной убыли – суммы относятся на расходы или издержки обращения.
Недостача сверх естественной убыли – суммы списываются на установленных виновных лиц. Если по каким-либо причинам виновники недостачи не установлены, а взыскать долг по суду не представляется возможным, списание производится на финансовые результаты (убыток) у обычных предприятий или на расходы у НКО.

Излишки при инвентаризации: проводки

Обнаруженные излишки активов организации могут быть использованы ей в процессе будущей деятельности. При списании на счета затрат производства используются счета 20, 23, 25, 26, 29. Для учетных данных берется стоимость оприходования излишков при инвентаризации.

Вывод – если обнаружен излишек, проводка формируется по дебету счета оприходования объекта, кредиту счета отнесения доходов.

Недостача при инвентаризации: проводки

	Счет по дебету	Счет по кредиту
Выявлена недостача ТМЦ
Выявлена недостача объектов основных средств
Выявлена недостача товаров, готовой продукции
Отражено списание недостачи в рамках естественной убыли
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на установленное виновное лицо сверх норм убыли
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на прочие расходы предприятия, так как виновник не установлен, а по суду взыскать долг невозможно

Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено.

Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация имущества и его источников – это операция бухгалтерского учета, с которой сталкивается в своей работе каждый бухгалтер. Узнать основные правила инвентаризации, сроки и порядок их проведения, порядок оформления результатов, а также как учитываются излишки и недостачи при инвентаризации поможет вам данная статья.

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

2. Когда проводится инвентаризация

3. Виды инвентаризаций

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

9. Учет недостачи при инвентаризации

10. НДС по недостаче при инвентаризации

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

12. Инвентаризация имущества на примере

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Законодательно инвентаризация регулируется следующими документами:

«О бухгалтерском учете» — Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (с изм. и доп.);
«Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» – Приказ Минфина № 34н от 29.07.1998г.;
ПБУ 1/2008 — «Учетная политика организации»;
«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» — Приказ Минфина № 493 от 13.06.1995г.;
«О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей» — Постановление Правительства РФ №814 от 12.11.2002г.;
«Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли» — Приказ Минфина № 955 от 31.03.2003г.

Основными причинами расхождений фактического наличия с данными учета являются:

— неточности при приеме или выбытии имущества;
— ошибки в первичных документах, неправильное отражение документальных данных в аналитическом и синтетическом учете;
— прямые злоупотребления материально ответственных лиц.

2. Когда проводится инвентаризация

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Все организации и ИП, ведущие бухгалтерский учет, обязаны проводить инвентаризацию в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
В случае смены материально ответственного лица;
При выкупе, продаже, передаче в аренду имущества;
В случае ликвидации или реорганизации организации;
В случае выявления фактов порчи или хищения имущества;
В случае различных чрезвычайных ситуаций.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерскому учета, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», инвентаризация может проводиться для:

основных средств — один раз в три года;
библиотечных фондов — один раз в пять лет.

3. Виды инвентаризаций

Добровольная инвентаризация может быть проведена в ситуации, предусмотренной учетной политикой организации или по приказу руководителя, эти документы определяют случаи, количество и сроки инвентаризаций в отчетном году.

Приложение к учетной политике по проведению инвентаризаций включает в себя:

— график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году,
— даты проведения плановых инвентаризаций,
— перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Критерий	Вид инвентаризации	Отличительные особенности инвентаризации
По обязательности проведения	Обязательная	Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации
По обязательности проведения	Инициативная	Проводится по решению руководителя
По периодичности	Плановая	Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
По периодичности	Внеплановая	Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата	Полная	Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
По степени охвата	Частичная	Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения	Натуральная	Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное
По методу проведения	Документальная	Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

Все первичные документы, имеющие отношение к инвентаризации имущества, официально утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 года № 88. Вы можете воспользоваться ими, утвердив в учетной политике. Излишки и недостачи при инвентаризации организация имеет право фиксировать и в своих формах документов, если в них будут содержаться все реквизиты, которые требует Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г., и они будут утверждены в составе учетной политики.

Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете подразделяется на следующие этапы:

Подготовительный этап;
Создание инвентаризационной комиссии;
Проведение инвентаризации;
Оформление результатов инвентаризации.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

Для начала необходимо оформить распорядительный документ о проведении инвентаризации . Это может быть приказ, постановление или распоряжение за подписью руководителя организации (Форма ИНВ-22). В этом распорядительном документе должен быть перечислен состав инвентаризационной комиссии, сроки инвентаризации, перечень имущества и обязательств, подлежащих пересчету и сверке.

Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета приказов (ИНВ-23) и вручен председателю комиссии. Далее нужно взять расписки с материально ответственных лиц о том, что все материальные ценности учтены, документы сданы в бухгалтерию.

На основании распорядительного документа о проведении инвентаризации создается инвентаризационная комиссия . Такая комиссия должна включать не менее двух человек, один из которых: председатель комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии входят:

представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В комиссию могут входить не только работники данной организации, но и приглашённые независимые эксперты, например, из сторонней аудиторской компании. В случае, когда в организации числится только руководитель, то все обязанности по проведению инвентаризации и оформлению её результатов возлагаются на него.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества специально создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

В указанные в распорядительном документе сроки инвентаризационной комиссией проводится инвентаризация имущества и их источников. Немаловажно помнить, что во время проведения инвентаризации никаких других операций по движению проверяемых ОС или ТМЦ проводиться не должно!

Результаты в процессе пересчета записываются в специальную инвентаризационную опись или акт в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и сдаются в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации вписываются в специальные инвентаризационные описи или акты по унифицированной форме. Основные средства вносятся в форму ИНВ-1, товарно-материальные ценности – ИНВ-3 и т.п. Напомню, что все формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые вы используете, независимо от того, типовые они или нет, утверждаются в составе учетной политики.

Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими остатками имущества и обязательств, то их вносят в сличительные ведомости по форме ИНВ-18 и ИНВ-19. Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных. Там отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

Окончательные результаты проведенной инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Все документы после инвентаризации подписываются членами инвентаризационной комиссии, председателем комиссии и бухгалтером, принявшим первичные документы от председателя.

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

Итак, все первичные документы оформлены и сданы в бухгалтерию, перед бухгалтером стоит задача произвести необходимые операции для достоверного отражения в учете излишков и недостач при инвентаризации. Как же отражаются результаты инвентаризации в учете? Какие проводки оформляются?

Прежде всего, бухгалтер должен знать, выявлено ли лицо, виновное в недостачах: от этого зависит способ учета недостач. Недостачи в пределах норм естественной убыли можно списать на издержки производства и обращения, а всё, что превышает нормы – относится на виновных лиц.

Если же виновные лица так и не выявлены, или же суд отказал во взыскании с них убытков, недостачи относятся на финансовые результаты. Куда именно бухгалтерия отнесет недостачи – решает руководитель организации в приказе, оформленном по результатам проведенной инвентаризации.

Излишки же сразу относятся на финансовые результаты, причем, оприходование производится по рыночным ценам на текущую дату. В целях исчисления налога на прибыль выявленные излишки и недостачи при инвентаризации считаются внереализационными доходами и расходами.

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

Как оформить проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.

9. Учет недостачи при инвентаризации

Чаще всего при инвентаризации выявляются именно недостачи. Учет недостачи при инвентаризации ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дебет 94 – Кредит 01, 10, 43, 41 — отражена недостача по итогам инвентаризации

После проводится выяснение обстоятельств дела, имеются ли виновные лица, согласны ли они с возмещением недостачи. При необходимости дело рассматривается в суде.

Когда виновное лицо возмещает стоимость недостающих ТМЦ, счет 94 закрывается через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 73 – Кредит 94 – недостача отнесена на виновное лицо

Если виновное лицо не выявлено, то бухгалтер относит недостачи на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет 91-2 – Кредит 94 – недостача отнесена на прочие расходы

10. НДС по недостаче при инвентаризации

НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению в случаях, перечисленных в п.3 ст. 170 НК РФ. Но списание недостачи по результатам проведенной инвентаризации не относится к перечню операций из вышеупомянутой статьи Налогового Кодекса. Недостача может быть выявлена вследствие хищения, пожара, истечения срока годности и т.п.

Поэтому, по мнению Высшего Арбитражного Суда РФ, восстанавливать НДС по недостаче при инвентаризации не нужно.

А вот Минфин зачастую придерживается прямо противоположного мнения, например, в Письме № 03-03-06/1/1997 от 21.01.2016 года сказано, что ТМЦ при списании из-за недостачи не подлежат дальнейшему использованию, а значит, НДС по ним должен быть восстановлен.

Однако такого правила Минфин рекомендует придерживаться не всегда. В Письме ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015г. уточнено, что при выбытии имущества из-за пожара восстанавливать НДС не надо. Кроме того, восстанавливать НДС не нужно, если уничтожаются некачественные ТМЦ для обеспечения безопасности и реализации качественной продукции (Письмо Минфина № 03-07-11/34617 от 23.08.2013г.)

Таким образом, если выбытие имущества происходит вследствие хищения, порчи, недостачи, потери и т.п. или их невозможно использовать в дальнейшем из-за брака, истечения срока годности, то восстанавливать НДС не потребуется (Решение ВАС РФ № 3943/11 от 19.05.2011 и № ГД-4-3/21097 от 26.11.2013 и Письмо Минфина №03-01-13/01/47571 от 07.11.2013).

В то же время, исключать возможность претензии со стороны налоговых органов из-за разъяснений в Письме №03-03-06/1/1997 от 21.01.2016г. не стоит. В любом случае, ВАС принимает сторону налогоплательщиков, поэтому отстоять своё право в суде возможно.

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

Излишки могут на первый взгляд показаться благополучным результатом инвентаризации. Однако, это совсем не так. Ведь образоваться они могли в случае неверного оприходования ТМЦ, или неполной отгрузки товара покупателям, или списания ТМЦ в производство. То есть излишки, так же, как и недостачи, говорят о некачественной работе материально ответственных лиц и бухгалтера.

Как оприходовать излишки, выявленные при инвентаризации? Ранее мы уже отметили, что они являются внереализационным доходом и учитываются на счете 91 в корреспонденции со счетами учета того или иного имущества. Для оформления операции по оприходованию излишков используются проводки:

Дебет 10, 01, 50 и т.п. — Кредит 91-1

Если в результате инвентаризации были выявлены излишки по основным средствам, подлежащим амортизации, то исчислять амортизацию следует так, как и при покупке: с первого числа месяца, следующего за месяцем обнаружения.

Так как стоимость излишков относится на внереализационные доходы по счету 91-1, она является доходом, облагаемым налогом на прибыль.

Как оприходовать товар, выявленный при инвентаризации, в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.

12. Излишки и недостачи при инвентаризации на примере

Рассмотрим всё вышесказанное об инвентаризации имущества на примере.

ООО «Фиалка», занимающаяся оптовой торговлей и применяющая общую систему налогообложения, провела инвентаризацию ТМЦ на складе при смене материально ответственного лица. В результате были выявлены излишки и недостачи.

Товар 1 – 10 шт. по 200 руб. (рыночная стоимость на дату инвентаризации)

Недостачи:

Товар 2 – 5 шт. по 300 руб.

Товар 3 – 8 шт. по 50 руб.

Товары, поступившие от ООО «Гладиолус», облагаются по ставке 18%.

Перед началом инвентаризации был издан приказ руководителя ООО «Фиалка», в котором указана причина инвентаризации, дата начала, конца и оформления результатов инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии. Приказ был доведен до сведения всех членов инвентаризационной комиссии и главного бухгалтера под роспись.

В результате инвентаризации была заполнена опись по форме ИНВ-3, которую прошили, пронумеровали, скрепили подписями членов инвентаризационной комиссии и печатью организации. При сравнении описей с ведомостями, предоставленными бухгалтерией, были выявлены излишки и недостачи при инвентаризации, в результате которых председатель инвентаризационной комиссии составил сличительную ведомость ИНВ-19 с указанием расхождений данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ТМЦ в количественном и стоимостном выражении.

Подведя итоги проведенной инвентаризации, описи и сличительные ведомости были сданы в бухгалтерию и главным бухгалтером совместно с председателем инвентаризационной комиссии были подписаны результаты инвентаризации.

В ходе проверки первичных документов главный бухгалтер установила, что недостача образовалась вследствие неверного оприходования ТМЦ в бухгалтерском учете ответственным за этот раздел учета бухгалтером. На основании докладной записки главного бухгалтера руководителю, был издан приказ о погашении стоимости недостачи за счет заработной платы бухгалтера по учету ТМЦ.

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 1500 руб. – Списан Товар 2.

Дебет 94 — Кредит 41 – на сумму 400 руб. – Списан Товар 3.

Дебет 73 — Кредит 94 – на сумму 1900 руб. – Сумма по недостаче ТМЦ отнесена на виновное лицо.

Дебет 70 — Кредит 73 – на сумму 1900 руб. – С виновного лица снята сумма недостачи с заработной платы.

Во избежание разногласий с ИФНС, бухгалтером было принято решение восстановить НДС по недостаче:

Дебет 19 — Кредит 60 – на сумму 342 руб. — восстановлен НДС по недостаче, выявленной в результате инвентаризации.

В результате вышеуказанной бухгалтерской проводки в книге продаж появится строка с указанием счета-фактуры на поступление этих ТМЦ от поставщика и суммой НДС, рассчитанной исходя из общей стоимости списанных ТМЦ:

1900 руб. *18% = 342 руб.

Излишки ТМЦ были оприходованы следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 41 — Кредит 91-1 – на сумму 2000 руб. – Оприходован излишек Товара 1.

Итак, в результате проведенной инвентаризации был получен доход в сумме 2000,00 рублей. Общий итог инвентаризации: прибыль 2000 руб., убыток компенсирован виновным лицом за счет его заработной платы.

Таким образом, инвентаризация — это часть хозяйственной жизни, с которой каждый бухгалтер будет вынужден рано или поздно столкнуться на практике. Всегда помните, что все излишки и недостачи при инвентаризации должны быть документально оформлены и подтверждены подписями ответственных лиц и печатью организации.

Если у вас возникла неясная ситуация при учете излишков или недостач, выявленных при инвентаризации, приглашаем вас в комментарии, чтобы совместными усилиями разрешить ваши затруднения.

Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы