Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.
Из статьи вы узнаете:
Что такое штатная численность работников: определение
Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.
На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:
количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;
количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.
Общее количество затрат за год/ч
Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах
Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.
Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:
- юридических служб;
- финансовых служб;
- бухгалтерий;
- служб охраны труда;
- военно-учетных столов;
- прачечных;
- котельных;
- оздоровительных комплексов и т.д.
Как проводится расчет штатной численности работников
Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:
- V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;
- Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;
- Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;
- Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.
Пример
В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V: (Фрв × Впл × Квн). В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб. При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек. Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.
Читайте также:
Норматив штатной численности бухгалтерии
Расчет штатной численности бухгалтерии проводится с учетом соответствующих отраслевых норм. При определении количества бухгалтеров учитывается нормативная численность работников предприятия и всех структурных подразделений. Для каждого диапазона измерения используют разные расчетные зависимости и применяют специально разработанные формулы. Учитывается и специфика работа каждого предприятия и такие показатели, как:
- число обслуживаемых структурных подразделений;
- коэффициенты удельного веса по бухгалтерскому учету.
Штатная и фактическая величина работников – это две разных единицы. В каждом диапазоне применяются разные зависимости расчетных данных. Если на предприятии проводятся специфические виды учета, результаты численности бухгалтеров будут существенно отличаться, чем при типовых видах работ.
Как определить численность штатного персонала организации и подразделений
Расчет штатной величины проводится с учетом того, что нормативное количество работников является идеалистическим положением вещей. В нормативах не учитывается, что сотрудники периодически болеют, уходят в очередной отпуск и т.д. работодателю необходимо определить, какое количество человек потребуется для замены временно отсутствующего персонала. Для ответа на этот вопрос необходимо определение списочной величины. Показатели определяют по формуле:
Н – это нормативная численность работников;
Кн отражает плановый коэффициент невыходов на работу. Показатель вычисляется по следующей формуле: Кн = 1 + Дн. При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.
Пример
Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года. Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели. Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.
Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель.
От каких показателей зависит структура и штатная величина
Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации. Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников:
посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист;
определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений;
число подчиненных у каждого руководителя.
Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет:
для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти;
для среднего звена – от семи до девяти.
Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими. Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает.
Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности. Важно, чтобы показатели нормативной и штатной численности соответствовали оптимальному количеству, необходимому для успешного выполнения поставленных задач.
Рекомендации по обоснованию штатной численности организации
Алина Малышева, директор по персоналу компании «Солта-Инвест» рекомендует:
Когда в компании подводили итоги за год, генеральный директор запросил у финансового директора данные о том, сколько средств потратило каждое подразделение. Руководитель организации заметил, что HR-служба, которая ничего не производит и не продает, за прошлый год обошлась компании немногим дешевле, чем отдел маркетинга. У гендиректора возник вопрос: из чего складываются расходы службы персонала. HR-директор пообещал составить бюджет на свою службу, но столкнулся с проблемой. В журналах и в Интернете много публикаций про бюджет на персонал в целом, а про бюджет HR-службы почти ничего нет. Я решила дать коллеге советы, чтобы предлагаемые размеры расходов не вызвали возражений у бюджетной комиссии.
Уточните у гендиректора планы по развитию компании и ожидания от HR-службы. Учитывая это, разрабатывайте бюджет
Выясните, каковы планы компании по изменению численности персонала. Если компания собирается расширяться, то Вам потребуется принимать на работу новых рекрутеров и менеджеров по развитию, обучать руководителей подразделений навыкам проведения интервью, налаживать работу с вузами, расширять присутствие компании на сайтах поиска работы. Заложите эти расходы в бюджет HR-службы.
Затем уточните, какие приоритетные задачи руководитель компании ставит перед Вашим подразделением на следующий год. Чем доволен или не доволен гендиректор в работе с персоналом? Есть ли у него пожелания по изменению соцпакета или системы мотивации либо информация об опыте других компаний, который, по его мнению, стоит перенять? Ответы на эти вопросы помогут составить бюджет для HR-службы, который будет соответствовать потребностям бизнеса. А значит, такой бюджет будет легче защитить.
Важные выводы
- Составляя бюджет на HR-службу на будущий год, уточните у директора: планирует ли он расширение компании. Если да, то заложите в бюджет расходы на увеличение штата HR-службы и на обучение менеджеров.
- В статье расходов на обучение в первую очередь предусмотрите затраты на обучение специалиста по охране труда и C&B-менеджера, если они есть в штате HR-службы.
- К защите подготовьте три версии бюджета: оптимистичный, пессимистичный и оптимальный. И держите в голове «план минимум» - расходы, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях.
Скачать бланк
Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер_ в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? при работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?
какого-либо документа, регламентирующего количество бухгалтеров, требуемых организации, нет. Организация определяет самостоятельно, сколько бухгалтеров должно быть у нее работать. Как осуществить расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии представлено в статье в полном ответе.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья: КАК ПОНЯТЬ, СКОЛЬКОБУХГАЛТЕРОВ ДОЛЖНО БЫТЬ ВКОМПАНИИ?
Как понять, сколько бухгалтеров должно быть в компании?
Отвечает
Светлана Киселева Генеральный Директор группы компаний «ВнешЭкономАудит », Челябинск
Рано или поздно любой руководитель задается вопросом: оптимальна ли структура бухгалтерской службы компании? Соответствует ли численность этой службы масштабу предприятия и выполняемым функциям? Ведь «лишний» сотрудник бухгалтерии обходится организации как минимум в 300–350 тыс. руб. ежегодно, не считая единовременных затрат на подбор специалиста и организацию его рабочего места.
Показатель оптимальной численности влияет не только на величину затрат и финансовые результаты организации, но и на эффективность работы бухгалтерии в целом. Это объясняется тем, что нехватка бухгалтеров приводит к повышенной нагрузке, прежде всего на главного бухгалтера. В результате у него не остается времени на выполнение таких важных функций, как разработка методологии учета и учетной политики, контроль оформления первичных документов, а также ведения учета рядовыми сотрудниками. Вместо этого главбух вынужден брать на себя обязанности рядовых сотрудников (оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок). Кроме того, при большой нагрузке у сотрудников бухгалтерии не хватает времени на профессиональное развитие. Все это ведет к многочисленным ошибкам в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, в исчислении и уплате налогов и т. п.
Определить, существует ли в Вашей организации проблема с численностью бухгалтеров, позволяют различные косвенные признаки. Вот самый явный из них: сотрудники бухгалтерии задерживаются на работе, причем не только в отчетный период, но и в межотчетный. Текучка бухгалтеров(прежде всего главбухов) тоже определенно указывает: с этой службой не все в порядке. Другие признаки того, что численность бухгалтерии не оптимальна: неоднократное предоставление налоговикам уточненных деклараций, многочисленные нарушения, выявляемые в ходе аудиторских проверок, несвоевременное получение руководством компании различной финансовой информации, отсутствие документов, регламентирующих работу бухгалтерской службы (таких как должностные инструкции, положение о бухгалтерии и т. п.).
В такой ситуации повышение заработной платы главбуху как компенсация за повышенную нагрузку – не лучшее решение; оно приемлемо только в качестве временной меры. Идеальный вариант – определить функциональные обязанности, выполнение которых ведет к чрезмерной загруженности, и передать их либо новому сотруднику бухгалтерии, либо работникам других подразделений, если те не полностью загружены.
Для расчета количества бухгалтеров, требуемого Вашей компании, можно сделать вот что*.
1. Подготовьте список всех задач, фактически выполняемых бухгалтерами. Стандартные функции бухгалтера хорошо известны – это оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок, расчет налогов, подготовка отчетности, заполнение деклараций, начисление зарплаты и др. При этом на бухгалтера могут быть возложены дополнительные задачи, как правило, обусловленные отсутствием в штатеорганизации определенных специалистов. Скажем, если в компании нет кадровика, бухгалтер ведет кадровое делопроизводство. А если нет юриста – занимается оформлением договоров.
Составить предварительный список обязанностей бухгалтеров Вы можете, основываясь на внутренних документах – положении о бухгалтерской службе, должностных инструкциях работников бухгалтерии. Откорректируйте получившийся перечень, оставив в нем только функции, фактически выполняемые Вашими сотрудниками. Для этого можно поручить менеджеру по персоналу провести собеседования с работниками либо выполнить хронометраж рабочего дня. Параллельно Вы выясните, насколько реальные обязанности бухгалтеров соответствуют зафиксированным в должностных инструкциях. Определив фактические функции, разделите их на две группы: регулярные (то есть выполняемые ежемесячно или ежеквартально) и эпизодические (разовые, например подготовка документов для получения банковского кредита).
2. Выясните объем операций или документов по каждому виду работ за определенный период (месяц, квартал). Установите, например, сколько первичных документов обрабатывается в компьютерной программе, а какое число таких документов (например, платежных поручений) составляется, сколько готовится налоговых деклараций. Эту работу лучше поручить главному бухгалтеру: он сможет получить нужные сведения, проанализировав деятельность организации за прошлый период.
3. Определите нормативы времени для каждой выполняемой задачи. Установите, в частности, сколько минут бухгалтер должен обрабатывать в программе одну накладную или рассчитывать отпускные для одного работника, сколько часов главбух должен затратить на составление одной декларации по каждому налогу. Для этого нужно не меньше десяти раз замерить продолжительность каждого вида работ. Затраты времени на выполнение эпизодических функций можно выяснить в ходе беседы с сотрудниками.
4. На основании полученных данных рассчитайте требуемую Вашей фирме численность бухгалтеров, воспользовавшись формулой
Ч – нормативная численность сотрудников бухгалтерии, чел.;
НТ – нормативные трудозатраты на бухгалтерское обслуживание в месяц, ч;
Кнп – коэффициент непроизводительных потерь1 (у бухгалтеровнепроизводительные потери составляют в среднем 20% – следовательно, значение коэффициента можно принять равным 1,2);
ЧРВм – чистый среднемесячный фонд рабочего времени, ч;
Ni – среднее количество операций в месяц по каждому виду нормируемых операций;
Ti – норматив времени на выполнение каждой операции, мин;
РВ – годовой фонд рабочего времени (расчет производится для 40-часовой рабочей недели)2, ч;
ВО – отпуск одного сотрудника за год из расчета 28 календарных или 20 рабочих дней, ч (обычно это 160 часов: 20 рабочих дней x 8 часов);
ДО – дополнительное время отсутствия работника из-за временной нетрудоспособности либо дополнительные дни отдыха и т. п.3, ч.
Сноска 1
Большая часть потерь связана с использованием рабочего времени в личных целях (отправка электронной почты, поиск личной информации в Интернете, личные телефонные разговоры, обмен новостями с сослуживцами, чаепития, перекуры), отсутствием на рабочем месте по причине опозданий, ранних уходов с работы, организационным обслуживанием рабочего места, в том числе наведением порядка и настройкой компьютера. Кроме того, потери включают в себя время, когда сотрудник находится на рабочем месте (или поблизости), но ничего не делает и даже не пытается имитировать деятельность.
Сноска 2
В 2011 году годовой фонд рабочего времени равен 1981 часу.
Сноска 3
Дополнительное время можно определить, подсчитав время отсутствия бухгалтеров по данным прошлого периода. Как правило, ежегодно работник дополнительно отсутствует около 10–15 рабочих дней.
Материалы для скачивания:
- Смета затрат на организацию рабочего места и ежемесячное содержание дополнительного сотрудника бухгалтерии.doc 40 КБ
- Расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии.xls 23 КБ
Вопрос повышения эффективности работы различных служб так или иначе встает в любой компании, и службу бухгалтерии в один прекрасный момент тоже затрагивает. Расскажем, как определить оптимальное количество персонала в этом отделе и понять, будет ли бухгалтерский аутсорсинг полезен вашей компании.
Расчет оптимальной численности и загрузки сотрудников бухгалтерии становится необходим главному бухгалтеру для аргументации предлагаемых изменений в отделе, при защите бюджета и просто в дискуссии с генеральным директором, уверенным, что пара бухгалтеров сможет отлично справиться с работой, которую сейчас делают пятеро.
Как понять, соответствует ли число бухгалтеров текущим потребностям компании?
Например, если бухгалтерия только предоставляет информацию о дебиторской задолженности в другие подразделения – это одно, а если выступает чем-то вроде коллекторского агентства, выбивая документы или деньги из инертных контрагентов, – совсем другое.
Важна и специфика формирования выручки компании. Если прибыль выросла с 300 тысяч до трех миллионов в день и при этом количество выставляемых счетов не изменилось, потребности в увеличении штата нет. А если число счетов увеличилось пропорционально росту выручки, штат имеет смысл расширять.
2. Поняв объем задач, распределите их между позициями в отделе.
Есть пять основных позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.
Операционист - это сотрудник, вносящий первичные документы в бухгалтерскую программу.
Младший бухгалтер отвечает за несложные участки работы и/или помогает старшему бухгалтеру.
Старший бухгалтер (ведущий бухгалтер) – опытный сотрудник, отвечающий за самые сложные участки.
Заместитель главного бухгалтера - методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках, или помощник главбуха.
3. Рассчитайте приблизительный объем времени, затрачиваемый на выполнение каждой задачи ответственным за нее работником.
Составьте перечень работ, которые производят бухгалтеры, и посчитайте временные затраты на выполнение каждой из них. Время на обработку «первички», например, рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Расчет времени на звонки контрагентам можно вести по таблице учета рабочего времени. Можно также попросить/обязать сотрудников в течение месяца документировать «статьи расхода» своего рабочего времени. Такая практика называется timesheet и может быть введена как в формате электронной системы, так и в виде обычных бумажных таблиц, в которых работники сами заполняют графы. Только не забудьте объяснить, что информация собирается не для наказания нерадивых, а для исключения переработок и более оптимального распределения нагрузки. Выполяйте свои обещания.
В листе времени учтите такие позиции, как обучение на курсах и семинарах, а также различные непредвиденные дела (чем выше должность, тем больше времени на них тратится).
4. Посмотрите, сколько времени должны тратить сотрудники бухгалтерии на выполнение каждой своей задачи в идеале (по нормативам, с учетом уровня автоматизации и специфики вашей компании). Сравните «идеальный» и реальный расход времени для выполнения каждой задачи. Так вы получите представление о том, кто из сотрудников перегружен, а у кого должны быть резервы времени. Это нужно для понимания, как более эффективно перераспределить нагрузку и организовать работу, а также сколько человек на какой позиции оптимально будут выполнять текущие задачи.
Как оптимизировать издержки на ведение бухгалтерии?
Многие компании предают базовые рутинные бухгалтерские функции на аутсорсинг. Считается, что это снижает издержки и позволяет наиболее оптимально укомплектовать отдел. Как понять, нужен ли вашей компании аутсорсинг бухгалтерии , даст ли он такой эффект или окажется экономически неэффективным вложением?
Чтобы оценить целесообразность аутсорсинга бухгалтерии , нужно посчитать стоимость реализации функции своими силами и силами провайдера. Рассмотрим алгоритм расчетов на примере функции расчета заработной платы, которую чаще всего передают на сторону.
Для общего представления о стоимости реализации функции своими силами и аутсорсинга бухгалтерии мы посчитали и сравнили стоимость владения функцией РЗП в том и другом случае для четырех организаций с различной спецификой учета и числом сотрудников: IT-компании, представительства, сети магазинов и промышленного предприятия.
Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы in-house
|
Показатель |
IT-компания |
Представительство |
Сеть магазинов |
Промышленное предприятие |
|
Количество сотрудников |
||||
|
Должность сотрудника, отвественного за расчет зарплаты |
Главный бухгалтер |
Бухгалтер |
Расчетчик |
Расчетчик |
|
Оклад специалиста, тыс. руб/мес. |
||||
|
Полная стоимость содержания специалиста, тыс. руб./год* |
||||
|
Уровень сложности учета, балл /число сотрудников на одного расчетчика |
||||
|
Число сотрудников, вовлеченных в расчет зарплаты (один расчетчик на 500 человек) |
||||
|
Рабочее время, затрачиваемое специалистом на выполнение функции РЗП, % |
||||
|
Стоимость владения функцией РЗП, тыс. руб./год |
* Полная стоимость содержания специалистов рассчитана приблизительно, по общим оценкам и учитывает все HR-издержки: ФОТ, отчисления в фонды, повышение квалификации, замещение в период отпусков и больничных, премиальные, соцпакет и расходы на организацию рабочего места.
** Приблизительные показатели, выведенные из числа сотрудников и основного функционала специалистов.
*** Стоимость владения функцией рассчитывалась как стоимость рабочего времени специалиста, затрачиваемого им на выполнение данной функции.
Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы на аутсорсинге
|
Показатель |
IT-компания |
Представительство |
Сеть магазинов |
Промышленное предприятие |
|
Количество сотрудников |
||||
|
Уровень сложности учета, балл* |
||||
|
Стоимость пакета типовых услуг РЗП, тыс. руб/мес.** |
||||
|
Средняя стоимость на одного человека, руб/мес. |
||||
|
Стоимость владения, тыс. руб/год |
1800-1900 |
5160-5280 |
* Здесь оценка уровня сложности учета по трехбальной шкале, где «единица» – минимальная сложность, «тройка» – максимальная, обращает внимание на то, что при высокой трудоемкости выполнения расчета провайдер будет применять поправочные повышающие коэффициенты к базовым тарифам. Поэтому указанная в графе «Стоимость владения», сумма будет тяготеть к верхнему пороговому значению.
** При расчете стоимости пакета типовых услуг использовались усредненные тарифные ставки.
|
Ставка тарифа, руб/чел. |
Применение ставки |
|
Базовая, 12 000 - 20 000 |
с 1 по 20 сотрудника |
|
от 501 до 1000 |
|
|
от 1000 до 2500 |
По итогам расчетов можно сказать, что аутсорсинг бухгалтерии наиболее эффективен для небольших компаний, где эту рутинную работу выполняет наиболее дорогостоящий специалист - главный бухгалтер. Для организаций со штатом 50-150 работников, в которых зарплату считает один из бухгалтеров, аутсорсинг бухгалтерии обойдется примерно в такую же сумму, что и выполнение функции своими силами. Прямая экономия здесь возможна за счет оптимизации численности бухгалтерии после перераспределения оставшихся обязанностей.
Среднего размера компании, где есть отдельные расчетчики, при аутсорсинге бухгалтерии экономят на стоимости содержания штатных сотрудников. Мы не случайно ввели для компаний с выделенными расчетчиками такой показатель, как загрузка одного сотрудника, отражающий эффективность использования рабочего времени. Сегодня с учетом средств автоматизации расчетчик может считать зарплату в среднем для 500 работников, и это - оптимальная загрузка. Если в компании работают 700 человек, требуется два расчетчика, каждый из которых будет считать зарплату для 350 сотрудников. В таком случае загрузка каждого специалиста составит всего 70%. Вывод: если компании нужно «полтора» бухгалтера, аутсорсинг бухгалтерии позволит платить только за проделанную работу.
Для крупных предприятий аутсорсинг, на первый взгляд, невыгоден, поскольку выходит дороже. Однако если каждый специалист недозагружен, общая недозагрузка ежегодно обходится компании в солидную сумму. Для борьбы с такими неэффективными расходами можно либо наращивать производительность труда посредством дополнительной автоматизации и/или выстраивания более четких и прозрачных принципов взаимодействия между подразделениями, либо передавать функцию на аутсорсинг, заодно повышая качество ведения расчета зарплат. Провайдер не только обладает нужными компетенциями и заинтересован в оптимизации процессов (это основной источник формирования его прибыли), но и несет материальную ответственность за свои ошибки в расчетах.
Статьи этого раздела
После выхода закона о запрете аутстаффинга часто возникает вопрос, не является ли, например, аутстаффингом работа сотрудников аутсорсинг-провайдера на территории заказчика, и как это прописать в договоре. Ситуация осложняется тем, что оба термина никак не закреплены…
Журнал «Финансовый директор» опросил менеджеров компаний с численностью персонала до 500 человек и выяснил потребности среднего бизнеса в аутсорсиге. По результатам исследования 40% таких компаний используют бухгалтерский аутсорсинг, 36% пользуются услугами провайдеров для подбора, найма, развития и оценки персонала. Еще 17% передают стороннему поставщику расчет заработной платы и 16% - ведение кадрового делопроизводства.
Внедрение аутсорсинга бухгалтерского учета в компании вызывает сложности во многом из-за отсутствия понимания, какие шаги и в какой последовательности необходимо для этого предпринять. Исходя из собственного опыта и специализации на таких проектах, попробуем дать подсказку в виде общей схемы действий, которые нужно произвести при переводе на аутсорсинг бухгалтерской функции.
Аусторсинг расчета зарплаты не первый год является одной из главных тем корпоративного фольклора. Хотя все больше компаний успешно его используют, недоверия и опасений на этот счет куда больше, чем оно того заслуживает. Мы провели исследование…
Аутсорсинг кадрового делопроизводства - это привлечение профессионального провайдера, который специализируется в области кадрового учета и обладает соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами, для выполнения всех функций кадрового администрирования. Аутсорсинг кадрового делопроизводства рекомендуется в том случае, когда выполнение кадровых функций не целесообразно осуществлять силами сотрудников компании. Мы выделяем 7 основных причин передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг.
Понятие «аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета» уже перестало быть модным и загадочным термином для российских компаний, в настоящее время оно прочно вошло в отечественную практику финансового менеджмента. Финансовым директорам уже не нужно…
Расчет заплаты, а также налогов и обязательных отчислений является одной из наиболее сложных процедур бухгалтерского и налогового учета для многих российских и международных компаний. Качество и своевременность производимых расчетов, вместе с обеспечением сохранности и конфиденциальности…
Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно. Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?
Что влияет на количество бухгалтеров?
В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.
Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.
И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.
Определяем количество сотрудников бухгалтерии
Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.
В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?
Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!
Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии. Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.
Автоматизация – королева эффективности
Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.
Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.
Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.
Численность работников бухгалтерии можно определить исходя из объема выполняемых ими работ. Для этого используются типовые нормы времени нормы обслуживания на работы по бухгалтерскому учету, утвержденные Гос. комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и з/пл 13.01.1971 г.
Нормы времени определяют совокупные нормативные затраты времени на выполнение полного объема бухгалтерских работ в течение месяца, условно отнесенных на один первичный приходно-расходный документ.
Нормы времени разработаны по отдельным видам бухгалтерских работ. Эти нормы дифференцированы по количеству строк, граф и уровню механизации в первичном документе. По расчету заработной платы и табельному учету используются нормы обслуживания, которые определяются как количество работников, приходящихся на одного бухгалтера и одного табельщика. Они установлены отдельно для рабочих, находящихся на сдельной оплате труда и для остальных категорий работников. Кроме того нормы обслуживания для сдельщиков подразделяются в зависимости от характера производства.
Расчет явочной численности работников, занятых различными видами бухгалтерских работ, производятся в следующем порядке:
Нч общ = НчБУ + НчЗ/пл + НчТаб.уч.
Численность работников, занятых БУ (НчБУ) по видам работ определяется:
НчБУ = (Х хНвр) / 10476,
где Х – среднемесячное число первичных приходно-расходных документов
Нвр – норма времени на один приходно-расходный документ, мин.
10476 – месячный фонд работы на одного бухгалтера, мин.
Численность бухгалтеров, занятых расчетом заработной платы (НчЗ/пл) определяется:
НчЗ/пл = Ч1 / Нобс.1 + Ч2 / Нобс.2,
где Ч1, Ч2 – численность сдельщиков и повременщиков,
Нобс.1 – норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером, чел.
Нобс.2 – норма обслуживания повременщиков одним бухгалтером, чел.
Численность табельщиков (НчТаб.уч.)
НчТаб.уч = Ч3 / Нобс.3,
где Ч3 – численность работников, охватываемых табельным учетом,
Нобс3 – норма обслуживания работников одним табельщиком, чел.
7 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки и утверждения
Успешная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильного распределения обязанностей между ее работниками.
Обязанности, права и персональная ответственность каждого работника бухгалтерии определяются должностными инструкциями. Наличие таких инструкций позволяет проводить обоснованный подбор и расстановку кадров, осуществлять мероприятия по повышению их квалификации, укреплению трудовой дисциплины, улучшению условий труда.
Разработка должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, необходимо провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволит равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручить квалифицированным работникам. Также необходимо определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.
Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции составляют руководители секторов (групп, отделов).
В должностные инструкции целесообразно включать следующие разделы:
1. Общие положения . В этом разделе определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться работник в своей работе.
2. Функции. Этот раздел содержит перечень конкретных функций, выполнение которых возложено на данного работника.
3. Должностные обязанности . Здесь указывается перечень работ, выполняемых работником. Сюда могут входить: оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов; составление сводных и накопительных ведомостей; ведение регистров синтетического и аналитического учета; составление отчетности; оформление документов для сдачи в архив.
4. Права . В этом разделе излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обуславливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством.
5. Ответственность . Здесь перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Подробная разработка этого раздела способствует четкой организации учетного процесса, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, повышению у работников чувства ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности.
Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия в двух экземплярах, один из которых под расписку вручается работнику, второй - хранится в делах бухгалтерии.
Должностная инструкция составляется на конкретную должность с указанием фамилии работника и перечня должностных обязанностей.
Должностные инструкции работников бухгалтерии необходимо периодически уточнять исходя из изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, организации внутрихозяйственного расчета и других факторов.
Должностные инструкции составляются на основании положения о должности, в котором указываются обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность, квалификационные требования, основание введения должности и должностной оклад.
Положение о должности разрабатывается исходя из особенностей организации производства, труда и управления, требований к уровню подготовки и стажу работы, определенных квалификационным справочником «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159 с изменениями и дополнениями от 23.06.2008 г. №92. Положение о должности утверждается руководителем предприятия.
8. Индивидуальные графики работы отдельных работников: содержание и порядок разработки
Важным этапом организации работы учетного аппарата является разработка индивидуального графика выполнения учетных работ, который составляется главным бухгалтером (руководителем группы, отдела, сектора) для каждого должностного лица. В графике перечисляются все виды работ, предусмотренные должностной инструкцией конкретного работника бухгалтерии (другого лица, выполняющего учетные работы), указываются сроки выполнения каждой операции. Например, индивидуальный график работы кассира может выглядеть следующим образом:
| № п/п | Наименование работы | Срок исполнения |
| Проведение операций в банке (получение и сдача денег, получение выписок со счетов предприятия, сдача платежных поручений и других документов) | Ежедневно 9.00-10.00 | |
| Сдача в бухгалтерию предприятия выписок с расчетных счетов предприятия (с приложениями к ним) | 10.00-10.30 | |
| Оформление кассовыми ордерами получения денег по чекам и сдачи наличных денег по объявлениям | 10.30-11.00 | |
| 11.00-13.00 | ||
| Обед | 13.00-14.00 | |
| Прием и выдача наличных денег работникам предприятия | 14.00-17.00 | |
| Составление отчета по кассе и сдача его в бухгалтерию | 17.00-18.00 |
Индивидуальные графики выполнения работ отдельных работников учетного аппарата должны быть согласованы между собой так, чтобы работа одного исполнителя не зависела от недостатков в работе других работников бухгалтерии.
Наличие индивидуальных графиков повышает ответственность исполнителей за порученную им работу, повышает четкость и организованность работы учетного аппарата, позволяет эффективно использовать рабочее время учетных работников.
Индивидуальные графики составляются в двух экземплярах. Первый вручается исполнителю и находится на его рабочем месте, второй - хранится у главного бухгалтера в отдельной папке, где собраны копии всех индивидуальных графиков.
