Проводки по недостаче материалов. Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).

Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .

УСН

Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.

Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.

ЕНВД

Сумма недостачи на величину ЕНВД не влияет, так как при определении единого налога расходы организации в расчет не берутся (ст. 346.29 НК РФ).

ОСНО и ЕНВД

Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД и имущество используется в обоих видах деятельности организации, сумму недостачи такого имущества нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации. Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами. Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности. К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы. К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.

Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.

Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя. Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету. Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.

Особенности

Во время инвентаризации нужно проконтролировать:

• не превышал ли остаток наличных средств в кассе установленного лимита;
• целевое использование средств;
• соответствие даты проведения сделки в кассе и расходном ордере;
• обоснованность записей;
• своевременность возврата на счет остатков невыплаченной зарплаты;
• корректность оформления документов;
• наличие подписей директора, главного бухгалтера на незаполненных чеках;
• факт хранения чековой книжки вне кассы;
• законность проводимых операций в пределах одной сделки;
• правильность составления корреспонденции счетов.

Пересчет наличности

Наличие средств в кассе подтверждается полистным пересчетом наличных денег, ценных бумаг и денежных документов. Кассир осуществляет пересчет в присутствии членов комиссии. Деньги просчитываются по каждой купюре отдельно начиная с высшего номинала. Если имеется большое количество купюр, то составляется опись, в которой указывается номинал и количество купюр. Этот документ подписывается комиссией. Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе. Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов. Рассмотрим типовые проводки:

ДТ94 КТ006 - нехватка бланков.

ДТ94 КТ50-1(50-3) - недостача денег в кассе.

Проводка ДТ73-2 КТ94 отражает списание недостачи на кассира. Возмещение ущерба с зарплаты сотрудника отражается записью ДТ70(50) КТ73-2.

Как при отсутствии виновного лица отражается недостача в кассе? Проводки:

ДТ94 КТ50-1 - факт выявления нехватки средств;

ДТ91-2 КТ94 - сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Отчетность

Результаты инвентаризации отражаются в акте по форме № ИНВ-15. В него вносятся объяснения кассира по выявленным нарушениям и резолюция руководства. Отчет составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и доводится до сведения руководства. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй - у кассира.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом». Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы. Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

ДТ76-2 КТ51 - выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

ДТ51 КТ76-2 - поступление платежей.

Вот как осуществляется инвентаризация касс на предприятии.

Недостачи возникают при различных обстоятельствах: по естественным причинам при производстве, транспортировке, хранении ценностей, при наличии виновных лиц или же при неизвестных и неопределенных виновниках. При фактах недостачи должна проводиться инвентаризация имущества. Проводки по списанию недостачи при инвентаризации будут зависеть от причины недостачи.

Подходы к списанию недостачи

Списание недостачи происходит со счета учета ценностей (10, 41, 43…) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Затем в зависимости от причин недостачи производится списание затрат с кредита 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Сумма недостачи в рамках установленных норм естественной убыли списание на расходы на производство или продажу;

Установлен виновник недостачи - списание на счет виновника и возмещение из заработной платы виновника или за счет внесения виновником в кассу суммы недостачи;

Виновник не установлен (в том числе по причине отказа судом в его признании) списание в прочие расходы.

По кредиту счета 94 проводятся те же суммы, которые были отнесены в дебет этого счета.

Списание недостач при хранении и транспортировке ценностей в рамках норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам и подлежит учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Как списать недостачу при инвентаризации

Списание недостач при инвентаризации осуществляется следующими проводками:

Документом-основанием для данных проводок является бухгалтерская справка-расчет.

Отсутствие виновных лиц необходимо подтверждать документально. Обосновывающими документами будут постановление о приостановлении уголовного дела, оправдательный приговор и т.д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных Приказом № 49 Минфина России от 13.06.1995).

На счета по учету расходов на продажу (затрат на производство), как и на счет 91, стоимость испорченных или недостающих материальных ценностей списывается по их фактической себестоимости.

Восстановление НДС при списании недостачи при инвентаризации: проводки

Необходимо ли восстанавливать НДС при списании недостачи сверх норм? Недостачи уже не могут быть использованы в деятельности предприятия, поэтому в соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ НДС по данному имуществу должен быть восстановлен (письма Минфина России № 03-04-11/308 от 18.11.2005 ; № 03-04-11/132 от 06.05.2006;

Отражение недостачи в бухгалтерском и налоговом учете

Сразу предупредим, что говоря о нормах естественной убыли, имеются в виду лимиты, утвержденные отраслевыми ведомствами. Если для ваших товаров и готовой продукции таких лимитов чиновники не утверждали, то все потери считаются сверхнормативными.

С недостачами в пределах норм естественной убыли возникает немного. Расскажем кратко, на что обратить внимание в бухгалтерском и налоговом учете.

Недостачи сначала списывайте на счет 94. А затем на издержки обращения или производственные затраты.

Оценивают сумму потерь чаще всего по стоимости, по которой имущество числилось в учете компании. Сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
- списана на издержки обращения стоимость недостающих ценностей.

В налоговом учете недостачи в пределах норм естественной убыли включите в материальные расходы. Не путайте недостачи в пределах норм с технологическими потерями, которые возникают в результате особенностей производства. Последние можно списать в расходы полностью. Главное, чтобы сумму технологических потерь подтвердил специалист компании, отвечающий за их На основании такого расчета составьте бухгалтерскую справку. А в ней укажите, какую сумму техпотерь вы списываете на расходы. Такой же позиции придерживаются в письме от 26 августа 2013 г. № 03-03-10/34845.

Гораздо чаще бухгалтеры задают вопросы, про учет недостач, которые превышают нормы естественной убыли. Такие потери можно разделить на те, которые возникли в результате форс-мажорных событий (пожаров, наводнений). И те, которые с чрезвычайными событиями не связаны.

Из-за чрезвычайных событий

Недостачи, возникшие в результате форс-мажорных событий, относите в бухгалтерском учете на прочие расходы.

При этом сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- отражена стоимость недостающих товаров;

- списана в прочие расходы стоимость недостающих ценностей.

Потери, возникшие в результате чрезвычайных событий, списывайте в налоговом учете в состав материальных расходов. Но прежде обязательно получите от властей письменное подтверждение, что форс-мажор действительно имел место. Например, справку из МЧС.

По вине работника

Но обычно сверхнормативные недостачи все-таки не связаны с чрезвычайными событиями. Учет недостач зависит от того, есть ли виновные в них. Обычно за недостачи в сотрудники, с которыми о полной материальной ответственности. Скажем, работник склада.

Работники, по чьей вине образовались недостачи, обязаны возмещать материальный ущерб компании. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 243 ТК РФ.

Сотрудник, виновный в недостаче, может покрыть ущерб, внеся деньги в кассу компании. Другой вариант - компания и сотрудник договорились, что средства бухгалтерия удержит из ближайших заработных плат. Не забудьте в этом случае про ограничение: сумма удержанных средств не должна превышать 20 процентов зарплаты. Если ущерб больше, то придется предоставить работнику рассрочку.

В любом случае с работника возьмите заявление, в котором он напишет, что согласен возместить ущерб и в какие сроки. Если же сотрудник отказывается возмещать ущерб, то компания вправе обратиться в суд. Но тут важно следующее. По общему правилу обратиться в суд вы можете, если прошел год с тех пор, как компания обнаружила недостачи. Но если сотрудник сначала написал заявление о том, что он готов погасить потери, а потом отказался это делать, срок считают по-другому. Тогда один год определяйте с того момента, когда сотрудник должен был погасить ущерб по своему заявлению. К такому выводу пришли судьи Верховного суда РФ в определении от 30 июля 2010 г. № 48-В10-5.

Вот проводки, которые вам нужно сделать в бухгалтерском учете, если в недостаче ценностей виноват сотрудник вашей компании:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- списана стоимость потерянного товара;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- отражена задолженность работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
- удержан с зарплаты сотрудника ущерб.

Как только работник признает ущерб, то есть напишет заявление, учтите в налоговом учете внереализационный доход. А после того, как сотрудник выплатит всю сумму, стоимость недостающих запасов можно включить в материальные расходы.

Виновные не найдены

А теперь другая ситуация - виновных в потерях не нашли. К примеру, товары украли из магазина. В этом случае стоимость недостающих ценностей отнесите к прочим расходам:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- списана стоимость недостающих товаров;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
- списаны в прочие расходы недостающие ценности.

В налоговом учете такие недостачи можно признать в расходах только в одном случае - если компания заявляла о краже в полицию. И там выдали документ, подтверждающий, что виновного не нашли. О каком документе идет речь? Чиновники настаивают, что это копия постановления о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). Но на практике получить такой документ компаниям удается редко. Особенно если это крупный магазин, где недостачи выявляют ежедневно.

Какие первичные документы понадобятся, чтобы учесть потери

Как мы с вами выяснили, бухгалтерский и налоговый учет зависит от того, какие недостачи образовались в компании. Чтобы не запутаться с проводками, оформите бухгалтерскую справку-расчет. По ней будет понятно, с какими недостачами вы столкнулись и на каких счетах они учитываются. Не забудьте предусмотреть в справке все обязательные реквизиты первички. Их перечень закреплен в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, суммы недостач лучше подтвердить документами об инвентаризации. Например, актом. Во всяком случае на этом настаивают проверяющие. И если вы спишете суммы потерь в расходы, не приложив инвентаризационные документы, то налоговики скорее всего снимут затраты и доначислят Отстоять свою правоту можно будет только в суде. А там не всегда поддерживают компании (см. постановление ФАС Московского округа от 10 апреля 2013 г. по делу № А40-61907/12-115-411).

Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.

Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации , итоги которой оформляют сличительными ведомостями . По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.

Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль , а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.

В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива , которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо . При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации .

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

• в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
• сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
• за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
• за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Пример учета выявленных недостач: проводки

По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:

• выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
• выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
• выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
• недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.

Списание недостачи производится следующим образом:

• виновником недостачи МПЗ (10 000 руб.) на складе признал себя кладовщик;
• стоимость недостающих товаров (13 000 руб.) уплачивают два продавца в равных долях;
• по недостаче готовой продукции (6000 руб.) виновный не выявлен, поэтому ее стоимость будет списана на расходы;
• по договору поставки ЕУ может составлять не более 1,8% от стоимости всей партии – 11 700 руб. (1,8% х 650 000 руб.). Т.е., 11 700 руб. составляют ЕУ, 24 300 руб. – недостача товаров при приемке .

Бухгалтер составит проводки:

Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба , необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.