Какими проводками в бухгалтерском учете отразить недостачу?

Об отражении недостачи в бухгалтерском учете - читайте в статье.

Вопрос: На базе нашего предприятия создано обособленное подразделение - магазин розничной торговли (продажа кормов для животных), по результатам ревизии в магазине была выявлена пересортица и недостача кормов. Как оформить документально? Какими проводками в бухгалтерском учетеотразить недостачу? Было решено, что недостача будет внесена на счет предприятия наличными деньгами. Недостача должна вноситься с учетом наценки или без?

Ответ: Выявленные в результате инвентаризации излишки или недостача отражаются в акте инвентаризации и сличительной ведомости. Сличительная ведомость составьте только по тому товару, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.

В бухгалтерском учете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите записью Дебет 94 Кредит 41 по фактической себестоимости, которая определяется по данным бухучета. В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. Зачет пересортицы отразите проводками (по соответствующим наименованиям товаров): Дебет 41 Кредит.

Если виновником недостачи является сотрудник, то согласно ст. 238 ТК РФ взыскивать с него упущенную выгоду (неполученный доход в виде торговой наценки) не допускается. При этом, законодательство позволяет взыскать с сотрудника рыночную стоимость утраченного имущества, т.е. не обязательно балансовую.

Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации

Бухучет: инвентаризация

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации , отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50...)
- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.

На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 ).

Бухучет: списание на затраты

Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:

• по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));
• по вине материально-ответственного лица;
• в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).

Бухучет: взаимозачет пересортицы

В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. При этом взаимозачет производится:

• по пересортице за один и тот же проверяемый период;
• у одного и того же проверяемого сотрудника;
• в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

При этом в бухучете не нужно отражать в расходах стоимость зачитываемых недостач, а в доходах - стоимость зачитываемых излишков. Зачет пересортицы отразите проводками (в разрезе субсчетов по соответствующим наименованиям ТМЦ):

Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)
- отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.

Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, спишите на недостачи.

Бухучет: возмещение ущерба виновным лицом

Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета ().

Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98
- отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- погашена задолженность по недостаче сотрудником.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:

Дебет 94 Кредит 98
- отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;

Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника.

По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:

Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.

Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника, с которым был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризацию провели после увольнения

Нет, нельзя.

При увольнении материально ответственного лица до расторжения с ним трудового договора проведите инвентаризацию. Организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица . Увольняемые материально ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества.

Чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении. По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя.

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Недостача имущества, списанного с баланса

Ситуация: как отразить в бухучете недостачу имущества, не числящегося на балансовых счетах (например, материалов, списанных в учете на расходы). Имущество, по которому обнаружена недостача, принадлежало организации

Если выявили недостачу имущества, которое не числится на балансе, признайте ее ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения.

Недостача имущества может произойти:

• по причине естественной убыли ;
• в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.);
• по вине материально-ответственного лица (иных виновных лиц);
• по неустановленным причинам (виновные не найдены).

Если недостача имущества, не числящегося на балансовых счетах, произошла по причине естественной убыли или в результате форс-мажорных обстоятельств, отражать это дополнительными проводками не нужно. Недостающее имущество нужно списать с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Такой же порядок применяйте и в случаях, когда виновные в недостаче лица не установлены. Объясняется это следующим образом. Если недостача возникла по этим причинам, в учете организации нет оснований учитывать ни расходы (имущество уже было ранее учтено в затратах), ни доходы (поступлений в счет возмещения ущерба не ожидается). Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счет 91).

Пример отражения в бухучете недостачи спецодежды, списанной с балансовых счетов на расходы. Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного сотрудника

В марте ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства спецодежду (срок носки 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.). В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.

В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью менее 20 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет менее 20 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно (учет такой спецодежды ведется в специальных ведомостях).

В мае один из сотрудников уволился, при увольнении спецодежду не вернул. Руководителем было принято решение взыскать с зарплаты сотрудника недостачу спецодежды. В счет погашения материального ущерба из последней зарплаты сотрудника была взыскана стоимость спецодежды в размере 1000 руб.

Сумму недостачи бухгалтер отразил в бухучете с использованием счета 94.

В марте бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 1000 руб. - выдана спецодежда в пользование сотруднику;

Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость спецодежды на расходы.

В мае бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 94 Кредит 98
- 1000 руб. - отражена сумма выявленной недостачи.

Дебет 73 Кредит 94
- 1000 руб. - отражена сумма задолженности сотрудника по возмещению причиненного ущерба.

Дебет 70 Кредит 73
- 1000 руб. - удержана из зарплаты сотрудника стоимость утраченной спецодежды;

Дебет 98 Кредит 91-1
- 1000 руб. - отражена в составе внереализационных доходов сумма погашенного ущерба.

Как провести инвентаризацию

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Понятие инвентаризации, а также случаи, когда ее проведение обязательно. А какие делаются проводки по результатам инвентаризации?

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Итоги инвентаризации оформляются первичными учетными документами, форму которых организация может разработать самостоятельно и закрепить в своей . А можно воспользоваться формами, приведенными в Постановлениях Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 , от 27.03.2000 № 26 .

Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) - на все проверяемые основные средства;
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) - на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете

Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

Инвентаризация: бухгалтерские проводки

В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:

Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1

Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:

Инвентаризация – это процесс проведения проверки фирмы, организации, предприятия и т.д. с целью подтверждения в соответствии имеющихся и числящихся за фирмой, организацией, предприятием и т. д. всех активов без исключения. Под активами подразумевают финансы, имеющееся имущество. Рассмотрим в статье ситуации, когда обнаружена недостача при инвентаризации в организации по вине поставщиков или работников, укажем способы учета потерь.

Документы для оформления потерь или недостачи

Предметом инвентарной проверки является сличение имеющихся материальных ценностей с бухгалтерской документацией. Проводится по средствам взвешивания, пересчета, измерения. Случается, что в результате проведения проверки выявляются несоответствия.

Конечным исходом инвентаризации является заполненный сличительный документ или опись (согласно п. 2.5 «о порядке проведения инвентаризации», утвержденных приказом Министерства Финансов РФ от 13. 06. 1995 г. №49 ). Читайте также статью: → “ ». В результате обнаруженных отклонений делают запись в форме 0504092. Этот документ называется Ведомостью расхождений. В нем делают отметку в подходящей строке, зависимо от вида недостачи.

Что делать, если обнаружилась недостача?

Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:

• недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
• недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
• недостачей по вине работников (хищение);
• недостачей при отсутствии виновного лица.

Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:

Недостача обусловленная процессами естественной убыли

Формула расчета естественной убыли выглядит так:

Е = Т x Н/100 %,

где:
Т, это количество (масса) проданного товара;
Н, норма естественной убыли, %.

Исходя из фактической себестоимости недостающих товаров, определяется и сумма недостачи.

Документальное сопровождение выглядит так:

1. Проведение зачета по пересортице. При необходимости нормы убыли применяются только касательно наименований, которых не хватает.
2. Списание. Проводится согласно с себестоимостью продукции, объёма работы, услуг.
3. Определение в денежном эквиваленте тех сумм, которые превышают нормы. Накладываются на счета организации, если виновато юридическое лицо и физические лица, если те являются причиной недостачи.
4. Суммирование недостач в расходы, если стребовать компенсацию с виновных не представляется возможным.

Пример. Фармацевтическое предприятие ЕвроФарма производит средства для аптек. На предприятии осуществлялось проведение инвентаризационной проыерки отдела производства. Как оказалось в результате проверки, была обнаружена нехватка этилового спирта – 400 мл суммой в 200 рублей, она произошла в результате производства медицинских препаратов согласно с предписанием врачей.

Согласно Приказу Министерства Здоровья РФ (от 20 июля 2001 года, №284), в котором утверждены нормы убыли лекарственных препаратов, установлено размер убыли – 1,9% от проданного объёма спирта за год (период между инвентарным проведением).

В справке составленной бухгалтером, отражается количество этилового спирта, которое использовалось предприятием за период между инвентаризациями. Манипуляция производится для определения объёма спирта, потраченного на расходы производства, что необходимо списать. Потом, объём этилового спирта, который использовалось предприятием за период между проведением учета надо х (умножить) на норму убыли.

Допустим, что в этот период предприятие ЕвроФарм израсходовало 30 л спирта, умножая объём на норму. Получается тот объём спирта, что нужно списать на издержки.

Расчет выглядит так: Е = 30 х 1,9%/100 Е = 0, 57 л.

Основываясь на произведенном подсчете, недостача объёмом в 570 мл, полной мерой возможно отнесение на производственные издержки.

Бухгалтер обязан сделать в учете запись:

20 Дт – проведение операции (производство);
44 Дт – проведение операции (расходы от продажи);
94 Кт – проведение операции (недостачи порчи или утраты ценностей) – 200 рублей – списано в счет издержек норм естественной убыли).

Бухгалтерские проводки по учету недостачи

• 94Д 10К (41, 43) – операция (выявление недостачи);
• 20, 23, 25, 26, 29, 44Д; 94К – операция (списание недостачи (потери от порчи) в пределах утвержденных норм естественной убыли);
• 73Д – 2 К94 – операция (списание недостачи на виновных лиц по остаточной стоимости);
• 73Д – 2 К98-4 – операция (отражение разницы между остаточной и рыночной стоимостью, подлежащей взысканию с виновных лиц);
• 91Д – 2 К68 – операция (НДС восстановление, ранее предъявленный к вычету, по недостачам (потерям) сверх норм естественной убыли);
• 50, 70Д – К73-2 – операция (погашение виновным лицом задолженности по недостачам);
• 98 – 4Д К91-1 – операция (фиксация разницы между остаточной и рыночной стоимостью в составе доходов текущего периода по мере погашения задолженности виновными лицами).

Детально счета расписаны в таблице:

Ориентировочный реестр товаров, которые не подлежат списанию:

• Мебель (все виды, кровати из металла)
• Ковровые покрытия (ковры, паласы и ковровые изделия)
• Охладительные приборы (холодильные, морозильные камеры)
• Электроприборы и электро оборудование (машины для шитья, вязания, глажки, камины, радиаторы, электро духовки, термостатные шкафы, аэро грили, шашлычницы, фритюрницы, печи,самовары);
• Приборы для сварки;
• Торшеры, бра, светильники;
• Хозяйственные повозки;
• Пилы, работающие на бензине;
• Мобильные лестницы;
• Емкости, используемые в качестве ванной;
• Умывальники;
• Писуары и биде;
• Эмалированные рукомойники;
• Сливные бачки;
• Батареи;
• Печи радиаторные;
• Плиты любого типа;
• Вся офисная техника (компьютеры, принтеры, факсы);
• Баллоны;
• Бойлер;
• Варочно – отопительные устройства;
• Стройматериалы;
• Видео и аудио техника;
• Видео и дивиди плееры;
• Микрофоны;
• Усилительные установки;
• Приборы для стабилизации напряжения;
• Средства транспортировки для детей;
• Все средства передвижения (водные и наземные);
• Все виды оптики;
• Помещения для хранения автомобилей;
• Все виды покрышек (мотоциклетные, автомобильные);
• Весь спортивный инвентарь;
• Оружие.

Недостача товара или материальных ценностей по вине поставщика

Ответственное лицо во время приёма товара обязано оценить состояние. В соответствии с этим составляется акт о несоответствии количества и качества полученных ценностей. Читайте также статью: → “ ». В учетной записи бухгалтера будет производиться запись, зависимо от того, когда обнаружили брак или порчу:

• до проведения учета товаров (в этом случае инвентаризацию не проводят, согласно с ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
• после проведения учета товаров.

Унифицированные модели при несоответствии в накладных:

• Форма акта N (если товар отечественного производства, Госкомстат РФ от 25 декабря 1998 г. № 132);
• Форма акта N (если товар импортного производства);
• Форма акта N (прием материалов).

Пример. 18 ноября согласно с накладной № 214, по адресу ФОП «Чистюля» было осуществлено поставку зубных щеток в количестве 100 единиц по цене 222 рубля (НДС – 22 рубля) за штуку. Их доставили в 10 упаковках по 100 щеток в каждой. Во время передачи на прилавки было обнаружено, что 5 упаковок с частичной комплектацией, вмещают не 10, а – 9 щеток (в целом недостача составляет – 5 щеток).

Как следствие составлен был акт № 3 от 29 ноября. Упаковка не повреждена, так как она не открывалась. На основании выше изложенного, поставщику было предъявлено претензию. Она была признана поставщиком 10 декабря. Корректировки в счет были занесены 10 декабря. Бухгалтером ФОП «Чистюля» было решено сторнировать поставку в квартале не целиком вычета НДС. Сделанные записи имели вид:

Бухгалтерские проводки по учету недостачи по вине поставщика представлены в таблице:

Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников

В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:

• Создание расследующей комиссии;
• Проверка всех активов организации (инвентаризация);
• Выяснение обстоятельств появления недостачи;
• Получение от виновного задокументированного объяснения;
• При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.

Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:

Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.

Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации

Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?

Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.

Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?

В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».

Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?

Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.

Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?

Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.

Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?

Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.

Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .

Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.

Проводки:

Проводки по потере материалов в границах нормы

Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.

Проводки:

Отражение недостачи сверх нормы на виновное лицо

При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.

Проводки:

Убыток ТМЦ при неустановленных виновниках

Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.

Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.

Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации , итоги которой оформляют сличительными ведомостями . По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.

Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль , а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.

В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива , которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо . При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации .

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

• в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
• сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
• за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
• за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Пример учета выявленных недостач: проводки

По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:

• выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
• выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
• выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
• недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.

Списание недостачи производится следующим образом:

• виновником недостачи МПЗ (10 000 руб.) на складе признал себя кладовщик;
• стоимость недостающих товаров (13 000 руб.) уплачивают два продавца в равных долях;
• по недостаче готовой продукции (6000 руб.) виновный не выявлен, поэтому ее стоимость будет списана на расходы;
• по договору поставки ЕУ может составлять не более 1,8% от стоимости всей партии – 11 700 руб. (1,8% х 650 000 руб.). Т.е., 11 700 руб. составляют ЕУ, 24 300 руб. – недостача товаров при приемке .

Бухгалтер составит проводки:

Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба , необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.